Como a robotização de processos financeiros agrega valor ao negócio?

O cenário da implementação da robotização de processos nas atividades financeiras é crescente, mas apresenta também alguns desafios. Afinal, está cada vez mais comum buscar soluções avançadas para resolver um conjunto de problemas que são comuns na área.

Desde a sua criação, o RPA (Robotic Process Automation ou Automação de Processos Robóticos) revolucionou a forma como as empresas trabalham. 

Aqui vamos explorar as possibilidades dessa tecnologia no setor, seus principais usos e benefícios!

Possibilidades da robotização no setor financeiro em relação às características dos processos

Processos financeiros possuem características únicas que diferem esse setor de qualquer outro. Como área de negócios, é famosa por executar tarefas repetitivas, como entrada de dados, geração de relatórios, verificação de valores e manutenção de registros financeiros.

Por outro lado, boa parte dos processos é baseada em regras, e ainda que tenhamos exceções, elas sempre existem,  o cenário é perfeito para implementar as diferentes possibilidades que a robotização oferece, com o uso de Inteligência Artificial e Hiperautomação para essas tarefas. 

Ao hiperautomatizar os principais processos, sua empresa obtém os dados rapidamente, fecha a contabilidade mais cedo e é muito menos propensa a erros, fraudes e perdas financeiras 

Há mais tempo livre para que times e gestores possam se concentrar em outras responsabilidades que dependem de análises complexas e tomadas de decisão.

Graças ao uso da robotização no setor financeiro você pode:

• Economizar custos automatizando funções repetitivas;
• Minimizar as chances de erro;
• Aumentar a eficiência geral da sua organização;
• Incentivar os funcionários a usarem novas tecnologias e assumir funções mais críticas.

Com a robotização de processos financeiros o retorno do investimento é quase imediato. Então que tal conhecer mais sobre essas possibilidades?

Mudança e otimização de processos existentes

Estamos habituados aos processos atuais e temos dificuldades em imaginá-los sendo feitos de uma maneira absurdamente mais rápida e, claro, diferente. 

Quando alguém nos diz que é possível, duvidamos e trazemos uma série de impedimentos e particularidades, não é mesmo? Natural que seja assim, é da natureza humana não gostar de mudanças e buscar sempre sua zona de conforto. 

Acontece que o mundo, até pouco tempo, era lento em fazer grandes mudanças, agora não mais! 

As empresas que querem escalar, garantir lucros e sua existência, precisam obrigatoriamente se reinventar sempre, com processos mais eficientes, mudanças de áreas e até de pessoas.

O setor financeiro é certamente o mais sensível em uma organização quando o tema é compliance e segurança, o que torna a Hiperautomação extremamente assertiva para transformar completamente os processos, garantir o máximo de segurança e de eficiência, com dados consistentes e informações confiáveis, em tempo real. 

Qualificar o tratamento de dados

Pior do que não ter dados é ter dados errados, ou ainda, obsoletos, quando eles chegam tardiamente para compor infindáveis relatórios e planilhas. 

Essa é a realidade para muitas empresas, ainda que a maioria não saiba ou não concorde com isso. O fato é que lançamentos de notas fiscais, por exemplo, ainda são feitos por pessoas! 

Os ERPs (softwares de gestão), dos mais caros aos mais simples, também foram concebidos para serem operados por pessoas, com baixíssima automação.

Em especial quando o assunto são documentos não estruturados, como é o caso de NFS-e (notas fiscais de serviços tomados), faturas, invoices, contratos e tantos outros documentos que precisam de uma pessoa para receber, ler, interpretar e lançar. 

O problema é que isso toma tempo, pode atrasar, além de estar sujeito a erros e fraudes. 

A solução? Obviamente vem com a substituição por Inteligência Artificial de verdade, treinada e que aprende com pessoas atuando por exceção e não como regra. 

Plataformas modernas de alta tecnologia oferecem soluções que resolvem problemas complexos de extração de dados com alta acuracidade (superior a 90-92%) e integração de sistemas, algo essencial para viabilizar o processamento e entrada rápida de dados. 

Parece que estamos falando de algo muito básico e já solucionado por todas as empresas, não? Não! 

Aproveite e verifique na sua empresa como é feito o lançamento de notas fiscais de serviços tomados e de faturas de energia e água, por exemplo. Não de NFE, de NFSE. 

Quanto tempo leva? Quantas pessoas estão envolvidas nisso? Há pessoas de outras áreas que lançam esses dados, enviam por e-mail ou abrem chamados com esses documentos? 

Certamente há custos ocultos, lentidão e possíveis erros neste processo todo.

Principais aplicações de robotização no setor financeiro

As empresas podem se beneficiar - e muito - com a robotização de processos financeiros. 

Abaixo estão listadas as principais aplicações de RPA em serviços financeiros, levando em conta as atividades mais simples existentes em qualquer operação:

• Automatizar a busca de documentos em e-mails, sites e serviços externos (APIs). Também chamado de inbound de documentos fiscais e não fiscais;
• Automatizar validações de valores e regras financeiras (cruzamento de pedido de compra, notas fiscais, boletos e pagamentos);
• Eliminar a troca de arquivos CNAB e VAN com bancos;
• Automatizar a geração de comprovantes de pagamentos e seu envio aos fornecedores;
• Automatizar o processo e geração de relatórios e fechamentos contábeis e financeiros;
• Ter dados preparados e estruturados para auditoria.

Benefícios da robotização de processos financeiros para o negócio

Com a capacidade de ser aplicada em diferentes processos, a robotização é frequentemente vista como uma bala de prata para aumentar a eficiência operacional, eliminar pessoas e reduzir custos. 

Mas será que realmente vale a pena? É útil quando se trata de processos de finanças e contabilidade?

É claro que SIM e estamos prontos para provar isso com 5 benefícios que só podem ser alcançados a partir dessa implementação:

1. Maior controle na gestão e segurança da informação

Uma vantagem de incorporar RPA nos negócios é a segurança. Como a robotização opera com a fonte primária dos dados, os documentos vêm direto de sua origem.

Desta forma, os riscos de serem lançados dados errados, ou fraudados, reduzem expressivamente, diferente do que acontece com uma operação 100% manual.

Em resumo, a robotização inicia o processo e o finaliza, com total rastreabilidade e visão de todas as ações humanas necessárias, operadas por exceção. 

2. Evolução dos colaboradores

Ainda há o discurso de que usar a robotização elimine alguns trabalhos até então “garantidos”. De fato, elimina. É inegável que atividades operacionais, analíticas e até estratégicas em alguns casos, já são substituídas com maestria pela robotização, com IA.

Como acontece com qualquer nova tecnologia, ela elimina empregos, mas cria outros muito melhores. 

A solução para eliminar esse receio é preparar seus colaboradores para abraçarem a mudança, aprenderem novas habilidades e funções cada vez mais estratégicas e criativas. 

Essa é a única maneira pela qual eles podem usar a robotização em seu benefício e passarem a atuar em atividades mais intelectuais e agregadoras de valor.

3. Ganho de escalabilidade

Quando o negócio se expande, as responsabilidades financeiras também crescem. Os gestores muitas vezes se encontram em encruzilhadas quando finalmente querem ganhar escalabilidade e levar seus negócios para o próximo nível. 

Acontece que geralmente seus negócios não têm flexibilidade para se ajustar ao número de tarefas ou funções necessárias, exigindo o crescimento rápido e perigoso de equipes.

Assim, apesar da grande necessidade, a área pode entrar em colapso devido à falta de flexibilidade. 

É aqui que a robotização entra em cena: os sistemas passam a suportar qualquer número de funções e processos para ajudar qualquer organização a escalar sua operação.

Essa escalabilidade acontece não apenas nos números, mas também na rotina prática e no esforço que existe hoje internamente.

4. Nível de qualidade estável

Quando implementados e mantidos adequadamente, os bots são um componente incansável. 

Eles trabalham 24 horas por dia, 7 dias por semana, em processos muitas vezes tediosos, repetitivos e suscetíveis a erros humanos, aumentando a precisão e a confiabilidade dos dados com manutenção mínima.

Uma vez que os procedimentos necessários estejam implementados para garantir que a robotização esteja sempre funcionando nos níveis máximos, seus processos financeiros passam por um ganho de qualidade geral e ainda uma importante redução de custos.

5. Melhor aplicação da inteligência humana

Um dos benefícios mais concretos da robotização é a análise aprimorada que pode ser feita na área financeira. As empresas podem coletar dados valiosos que podem ser aplicados para tomar decisões mais precisas e mais rápidas.

Portanto, análises aprimoradas permitem melhorar ainda mais o próprio processo que você está automatizando. Graças à coleta e diferenciação de dados, você pode aprimorar a tomada de decisões humana nos níveis macro e micro.

Em outras palavras, o uso da robotização permite que você agilize ainda mais seus processos de negócios para alcançar a eficiência ideal, aplicando a inteligência humana no lugar e momento certo.

Mas a robotização de processos sozinha não faz verão!

Vimos até aqui que a robotização oferece uma série de vantagens. Contudo, a aplicação dela de forma isolada pode não entregar os resultados desejados.

Antes de embarcar em uma missão para incorporar a robotização, é preciso:

• Verificar processos que podem ser automatizados antes, para oferecer mais benefícios;
• Fazer um brainstorming com o fornecedor certo para descobrir o impacto da automação robótica;
• Definir procedimentos e políticas inovadoras, ao invés de apenas trocar gente por robôs.

Viu quantos elementos precisam andar em conjunto? Você pode considerar que eles envolvem recursos humanos, finanças, contabilidade, vendas e gerenciamento da cadeia de suprimentos para adotar a robotização.

Nesse caso, a busca é na verdade pela Hiperautomação!

Compreendendo a Hiperautomação

O Gartner define Hiperautomação como a aplicação de tecnologias avançadas, incluindo inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (Machine Learning), para automatizar processos de ponta a ponta.

• A Hiperautomação se estende por uma variedade de ferramentas que podem ser automatizadas, mas também se refere à sofisticação da automação.

Pense nisso como um ecossistema de ferramentas e tecnologias - com a robotização inserida nesse contexto - que estão trabalhando em conjunto para criar uma organização inteligente, ágil e orientada a dados.

Somente quando as oportunidades de automação são identificadas em toda a empresa, enriquecidas por inteligência e apoiadas não apenas por desenvolvedores de RPA, mas também pelos analistas de negócios, é que a automação atinge seu potencial máximo.

Por que a Hiperautomação deve ser a sua prioridade a partir de agora?

A Hiperautomação é realmente o futuro e será um pilar fundamental para as empresas escalarem seu programa de robotização e eficiência.

Ela atua como um acelerador da transformação digital e pode ser a chave para resolver desafios que impedem o crescimento do negócio.

Temos visto uma enorme demanda para automatizar processos e tarefas manuais repetitivas, que puramente substituídas por RPA acabam custando mais caro e com menos eficiência. 

Nesse cenário, a Hiperautomação se torna uma ferramenta estratégica, permitindo que as organizações conectem várias fontes de dados – sejam elas modernas, legadas ou não estruturadas, dos processos financeiros e também de outras áreas, com a mudança completa dos processos, uma verdadeira reinvenção de como tudo acontece.

Para tirar o máximo proveito de seu programa de automação inteligente, as empresas devem criar um ambiente propício para mudanças rápidas. A automação não pode ser bem-sucedida se vista como um estado final ou uma iniciativa puramente tecnológica.

Por isso, não deixe de conhecer a ROIT! Temos soluções para hiperautomatizar seus processos de compras, de lançamentos contábeis, fiscais, de contas a pagar, gestão de fornecedores e muito mais. Entre em contato e descubra o poder da única solução de Hiperautomação end-to-end!