Como otimizar a gestão de Nota Fiscal de Serviços Tomados (NFS-e)?

ESG (Environmental, Social, and Governance) representa um conjunto de critérios utilizados para avaliar as práticas sustentáveis e éticas de uma empresa, refletindo seu impacto ambiental (E), responsabilidade social (S) e qualidade de governança (G). Felizmente, muitas empresas têm feito progressos significativos nos aspectos ambientais e sociais, concentrando esforços em reduzir suas pegadas ecológicas e promover práticas melhores de trabalho. Mas é um fato também que o componente de governança frequentemente recebe menos atenção. Talvez seja pela crença de que os grandes ERPs resolvem tudo quando o tema é gestão e qualidade do Back Office . Não vamos tirar o mérito dos softwares de gestão, pelo contrário, eles são fundamentais. Mas são operados por pessoas, que podem errar, intencionalmente ou não, por serem guiados por processos muitas vezes não eficientes, presos ao passado. Logo, para realmente fortalecer o pilar de Governança, o que as empresas devem buscar é assegurar que seus processos financeiros, fiscais e contábeis sejam conduzidos com a menor dependência possível de intervenção humana para garantir a efetividade de todos os pressupostos de ESG. Nesse contexto, a Inteligência Artificial surge como a principal força transformadora do back office , a partir do momento em que os processos podem ser completamente repensados, baseados em aprendizado histórico e aprendizado contínuo, reduzindo significativamente a necessidade de atuação humana desde a origem até a conclusão de todas as etapas envolvidas. Uma outra mudança fundamental pode ser viabilizada com o uso da IA: os lançamentos financeiros, contábeis e fiscais serem iniciados e guiados exclusivamente com um documento (nota fiscal, contrato, boleto, etc.) sem contato humano (touchless document) , algo distante da realidade para muitas empresas que ainda recebem notas fiscais por e-mail (ou fisicamente!) e dependem de um usuário para iniciar e concluir os lançamentos no ERP. Mas sem isso não é possível cumprir a meta de governança em ESG. Essas questões foram superadas pela Equatorial Energia, por exemplo, que sempre investe em inovação e nas melhores práticas ESG. Uma das soluções de IA utilizada é a de I nvoice-To-Pay, da ROIT, com o processo completo de recebimento de notas fiscais de serviços diretamente no Portal do Fornecedor, com processamento completo em menos de 6 minutos, em média, considerando validação de pedido de compra, folha de medição, análise fiscal com IA, contas a pagar e lançamento completo no SAP. Além da redução expressiva de tempo e do aumento de eficiência, a Companhia garante a transparência máxima com fornecedores e o compliance fiscal, itens essenciais no conjunto das melhores práticas de ESG. Libertar as pessoas dos processos de Back Office também aciona o componente Social de ESG, ao permitir que as pessoas se dediquem às atividades mais nobres da Companhia e melhor remuneradas, a partir do consumo de dados em tempo real com Analytics poderosos. Isso é ESG. É permitir que as pessoas cresçam com mais velocidade e se desenvolvam, ao mesmo tempo que são reduzidas as ineficiências de Back Office , que prejudicam o componente de Governança, que turvam a gestão sobre dados passados e obsoletos (fechamento contábil depois do dia 5? Convenhamos, é informação vencida, já foi e não há muito a ser feito). A Governança tributária também é um componente ESG e exige muito mais do que atenção e boas equipes com muito conhecimento; exige cruzamento poderoso de grandes volumes de dados com bases amplas de conhecimento. O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é a fonte confiável e oficial dos dados tributários e a primeira a ser analisada e questionada pelo Fisco. O que viabiliza, por outro lado, o uso desses dados estruturados para serem comparados com os de outras empresas, de forma anonimizada (algo que a própria Receita Federal faz). Um bom exemplo de aplicação da IA nesse processo de governança tributária é a solução Tax Deep Discovery, da ROIT, capaz de analisar enormes volumes de dados tributários e financeiros, identificando padrões, inconsistências e oportunidades de otimização fiscal, a partir do cruzamento com mais de 2,1 bilhões de cenários já mapeados. Esse nível de análise e automação não apenas aprimora a conformidade e reduz riscos, mas também fortalece a confiança dos stakeholders, ao garantir que as práticas tributárias da empresa estão alinhadas com os mais altos padrões de integridade e transparência. Além disso, a IA consegue identificar riscos potenciais que poderiam passar despercebidos pelo olhar humano, oferecendo insights valiosos para uma tomada de decisão mais robusta. Isso significa que, ao invés de simplesmente reagir a problemas de compliance quando eles surgem, a Companhia pode se antecipar, evitando complicações antes mesmo que elas ocorram. A IA está se tornando indispensável para empresas que querem manter suas operações eficientes e alinhadas com os valores de sustentabilidade e responsabilidade social que definem os critérios ESG. A chamada “Agenda Verde” em matéria tributária foi contemplada, inclusive, pela Reforma Tributária, na Emenda Constitucional 132/2023, promulgada em 20/12/2023 com a inclusão expressa dos componentes de ESG: Art. 145, §3º “O Sistema Tributário Nacional deve observar os princípios da simplicidade, da transparência, da justiça tributária, da cooperação e da defesa do meio ambiente”. Diante da alta relevância do compromisso ESG e dos seus impactos positivos para toda a sociedade, cada vez mais empresas buscam inovar em Governança, aplicando IA no Back Office, com hiperautomação, mudança de cultura e, principalmente, repensando processos e sua forma de se relacionar com clientes e fornecedores. Com mais de 500 empresas, médias e grandes, já atendidas pela ROIT, tive o privilégio de conduzir ou acompanhar boa parte delas em sua transformação digital em Governança do Back Office e Governança Tributária, usando nossas soluções de IA nos últimos 5 anos. A partir disso, fiz um breve resumo em 7 passos, que pode facilitar a integração bem-sucedida da IA na governança, além de reforçar o comprometimento com as melhores práticas sustentáveis e responsáveis, essenciais para uma sólida estratégia ESG: 1. Defina com clareza os objetivos e dê poder para uma condução transversal entre diferentes áreas Um dos grandes desafios para a transformação efetiva do Back Office , alinhado com as melhores práticas de ESG, é o fato de envolver diferentes áreas, pessoas e até diretorias. Não são raros os conflitos entre o diretor de compras, o CFO, o Head de Tax, o diretor de contabilidade, a auditoria e, claro o CTO, porque se trata de mexer nos processos, nos times e na tecnologia de todas essas pessoas e muitas outras. Integrá-las (de verdade) exige que o CEO dê poder para uma delas conduzir a transformação. Nos nossos clientes, temos visto a liderança partir de uma diretoria de transformação digital diretamente ligada ao CEO e, em muitos casos, liderada por Tax, apoiada pelo CFO. Em todos os casos, com apoio indispensável de TI, para garantir a segurança e integração assertiva com o ERP. 2. Jogue fora os vícios e processos ultrapassados Muitas empresas (equivocadamente, na minha humilde opinião) gastam meses mapeando processos para só automatizá-los depois. Além de um desperdício tremendo de tempo e dinheiro, isso é “robotizar o erro”. Esqueça o “AS IS” e foque no “TO BE” inovador, com foco em como obter resultados superiores, com o Mínimo Humano Possível. 3. Teste diferentes tecnologias e soluções antes de escolhê-las Pesquise e selecione as ferramentas e soluções de IA mais adequadas, que tragam conteúdo e as melhores práticas, em nuvem, com alta escalabilidade, segurança e, principalmente, que atendam ao conceito de OTT (Over-The-Top) . Quanto mais agnóstica a solução, melhor, para comportar o crescimento e evolução da sua empresa. Teste as soluções, comparando tudo que foi feito nos últimos 3 meses, por exemplo, no seu Back Office , para serem operados pela solução de IA. Isso garantirá uma análise legítima baseada no seu cenário, na sua realidade de complexidade e especificidades. Mas sem se prender ao “COMO”, afinal, o processo precisa ser melhor, o “TO BE” tem que ser inovador. 4. Deixe as pessoas tranquilas para inovarem, com a transformação digital responsável: cultura, transparência e comunicação Quando as pessoas entendem o poder da IA elas ficaram realmente preocupadas. Elas passam a acreditar que a perda do seu emprego ou do seu poder é algo factível e de curtíssimo prazo. Por isso, é fundamental tranquilizá-las, com planos de realocação e crescimento profissional, acompanhados pelas disrupções dos processos, métodos e tecnologias que serão implementadas. Fomente uma cultura organizacional que valorize a inovação, a aprendizagem contínua e a sustentabilidade. Mantenha a transparência sobre o uso de IA e seus impactos nos objetivos de ESG com stakeholders internos e externos. Comunique progressos, aprendizados e sucessos regularmente, promovendo uma imagem positiva da empresa. 5. Implementação Gradual com Quick-Wins Comece pelo que dói mais. As áreas mais críticas e com maiores volumes são as que podem gerar ganhos rápidos e comprovar o valor da inovação. Muitos dos nossos clientes na ROIT da solução de Invoice-To-Pay, por exemplo, começaram implementando a transformação no fluxo completo de Notas Fiscais de Serviços Tomados, que não têm padronização e são recheadas de complexidades, erros, multas e até autuações fiscais. Com poucas semanas já conseguem resolver problemas crônicos que se arrastam por anos. 6. Monitoramento e Avaliação de Indicadores Comparáveis Defina com clareza o que é esperado pela inovação em Governança do Back Office , com KPIs possíveis de serem monitorados. Minha sugestão é usar “ % de documentos SEM intervenção humana ” - que pode iniciar baixo, e com o aprendizado e retreino de IA pode atingir níveis superiores a 95% - e “ Tempo Médio de Intervenção Humana ”- para medir as exceções que exigirem ação humana, o tempo deve ser o menor possível, afinal, o tempo é raro e caro. Deve ser utilizado em atividades nobres, nas análises profundas e decisões estratégicas. 7. Feedback e Melhoria Contínua A inovação de hoje estará defasada em breve, por isso é fundamental poder reavaliar, repensar e evoluir os processos facilmente, com uma solução low-code e de alto poder de aprendizado de IA. Até aqui é o presente, talvez emergencial em muitos aspectos, dependendo do nível de eficiência em Governança que a sua empresa está hoje. Mas saiba que o FUTURO DA GOVERNANÇA É EM BLOCKCHAIN: com transparência e segurança inquestionáveis, com execução automática e auditoria real-time de todas as operações contábeis, fiscais e financeiras. A adoção de registros contábeis e financeiros em blockchain é uma revolução para a governança corporativa, trazendo um nível inédito de confiabilidade para as operações empresariais. Essa tecnologia de natureza descentralizada e imutável, permite que as transações sejam registradas de maneira segura e inalterável, garantindo a integridade dos dados financeiros, sem espaço para criatividade contábil e manipulação fiscal. Para empresas comprometidas com as práticas de ESG, o blockchain é uma ferramenta poderosa para fortalecer a confiança dos stakeholders , incluindo o fisco. A implementação de registros em blockchain pode simplificar auditorias, reduzir a possibilidade de fraudes e erros humanos, e garantir uma verdade única e confiável sobre as posições financeiras da empresa. Isso melhora radicalmente a eficiência operacional e posiciona a empresa na vanguarda da inovação em governança, alinhando suas práticas de gestão com os mais altos padrões de responsabilidade e integridade exigidos hoje pelo mercado e pela sociedade. Se você quer impulsionar o sucesso da sua empresa e da sua carreira entre em contato com os nossos especialistas em Inteligência Artificial e conheça nossas soluções: roit.com.br