Como a Inteligência Artificial com Machine Learning otimiza o contas a pagar e tudo que o antecede?

Ao olhar para todo setor financeiro e de contabilidade de uma empresa, o contas a pagar é, seguramente, uma frente crítica e importante para garantir a saúde financeira da empresa. 

É por onde o dinheiro sai, sendo necessária muita eficiência e compliance, não apenas no contas a pagar, mas em todas as etapas que o antecedem, desde a compra, aprovações, recebimento fiscal, controladoria, contabilidade, gestão de fornecedores e, claro, a estratégia de fluxo de caixa.

Por conta disso, é preciso pensar em soluções que verdadeiramente integrem e acelerem os processos de ponta a ponta. Inteligência Artificial, utilizando Machine Learning e Big Data são as melhores opções !

O departamento de contas a pagar é responsável por rastrear com precisão o que é devido aos fornecedores e pagá-los de forma correta (sem atrasos, multas e juros, duplicidades, acréscimos e, claro, sem antecipações, para não queimar caixa).

Além de garantir que os pagamentos sejam aprovados, realizados e baixados com o menor custo e menor ônus operacional, existe uma carga de trabalho contínua, de certa forma repetitiva, que exige muita responsabilidade. 

É por isso que muitas organizações começaram a investir intensamente em transformação digital , para acelerar e qualificar processos complexos.

De acordo com a pesquisa State of AI in Financial Services , realizada em 2021 pela NVIDIA, 78% dos profissionais de serviços financeiros confirmaram que as empresas em que atuam já usam IA para melhorar sua operação na área e reduzir fraudes .

Esse e outros dados comprovam o crescimento da adoção de IA não só nos mercados de capitais, bancos e empresas de investimento. Ela já é usada hoje por organizações de todos os setores para otimizar a performance dentro dos departamentos internos.

Por meio do Machine  Learning, é possível revolucionar os processos atuais, reduzindo a dependência humana significativamente ao longo do tempo (pouco tempo). É isso que você vai acompanhar aqui, entendendo a importância da adesão à Inteligência Artificial no setor financeiro de modo geral.

Todo departamento de contas a pagar depende de muitos tipos de controles, certo?

No entanto, muitos deles poderiam melhorar sua eficiência em duas etapas: com o mapeamento completo de atividades, em detalhes, o chamado “ as is ”, para criação de um “ to be ” focado na redução máxima de atividades humanas. Até cliques e tempo de leitura precisam ser pensados e eliminados!

A verdade é que, à medida que a tecnologia continua avançando, há várias tarefas desse setor que podem ser automatizadas para reduzir a carga de trabalho e aumentar a precisão com que são realizadas. Afinal, já não dá mais para depender 100% de operações manuais, ainda mais dentro de uma área que impacta diretamente na saúde financeira da empresa.

Quando falamos de tecnologias para otimizar o setor de contas a pagar, destacamos principalmente o uso da Inteligência Artificial, com Machine Learning, Big Data e a Robotização. São essas frentes que proporcionam o mais alto nível de automação existente no mercado, a Hiperautomação.

Segundo a principal empresa de pesquisa e consultoria do mercado de TI, só em 2022 serão investidos mais de US$600 bilhões em Hiperautomação pelas empresas.

Com esse cenário, fica claro que se as companhias não estiverem atentas a essas frentes de inovação e não fizerem parte desse grupo que vai focar nos investimentos, correm um sério risco . Veja abaixo um vídeo que detalha os investimentos em Hiperautomação em 2022 e mostra por que se investe tanto em tecnologia atualmente:

Uma das preocupações da ROIT é que você consiga Hiperautomatizar seus processos de compras, de lançamentos contábeis, fiscais e também de contas a pagar, contemplando assim toda a gestão financeira da sua empresa .

Foi a partir desse objetivo que surgiu a solução de Hiperautomação end-to-end , ou seja, que contempla todas as etapas de compras até os pagamentos. Estamos falando do exemplo de aplicação intensiva da Inteligência Artificial e da Robotização, que é a solução Esteira Mágica .

Premiada em Londres e reconhecida pela Forbes , a solução traz um fluxo simplificado, em que diversos motores de Machine Learning  fazem todo o trabalho pesado e a Inteligência Humana cuida apenas das exceções, liberando tempo e capacidade para focar em estratégias. 

Hoje ela combina IA e Robotização na gestão autônoma de entradas (compras) que no fim faz os pagamentos automáticos diretamente no banco, com total segurança, rastreabilidade e, o mais importante, tudo em menos de 3 minutos por “kit documental”, ou seja, nota fiscal + pedido de compra + boleto (ou TED, ou PIX), comprovante e baixa direta no ERP.

Agora vamos conhecer os casos de uso mais recentes de Inteligência Artificial e da Hiperautomação  no setor , todos contemplados na Esteira Mágica.

A partir dessas poderosas ferramentas de alta tecnologia, é possível fazer a extração e estruturação de dados de todos os documentos, com o uso da IA e Processamento de Linguagem Natural.

Tudo é realizado na Esteira Mágica de forma automática, sem necessidade de intervenção humana. Em uma Nota Fiscal de Serviços Tomados – NFSe, por exemplo, que não tem padrão e pode chegar em PDF, Imagem, XML ou JSON, nossos motores já superaram 98% de acuracidade na extração.

Também é necessário verificar se a NFe, o CTe ou a NFSe foram cancelados pelo fornecedor, até o prazo limite para isso, checar a opção pelo Simples Nacional, se o CNPJ está apto na Receita Federal e até o CPOM. Quem cuida de tudo isso são os robôs que repetem tarefas simples.

Motor de Machine Learning treinado responsável por fazer  as relações entre todos documentos, com base nos dados extraídos e estruturados pela inteligência artificial. 

Para isso, aplicam-se diversas regras de vinculação baseadas em correlação e causalidade, para criação do “kit de rastreabilidade”, com validações completas entre pedido de compra (quando houver), medição, nota fiscal, regra fiscal, boleto, pagamento, etc. 

No lado fiscal, o exemplo de uso está na checagem das retenções e tributação incidente nos documentos fiscais. 

Com três bases para comparação, o treino da IA fica cada vez mais completo:   base da sua própria empresa; base ROIT com mais de 2,1 bilhões de cenários tributários; base legal. 

Por conta disso, cada documento é enviado ao ERP já com os dados fiscais corretos, não sendo necessário mergulhar em estudos fiscais complexos e demandar outras áreas para atualizar a regra fiscal no ERP. 

Neste exemplo de aplicação, é possível fazer o lançamento automático de créditos e débitos, direto no ERP. 

Definindo antecipadamente o Plano de Contas, a Inteligência Artificial é treinada para reduzir o esforço humano a uma taxa mínima e apenas para novos cenários, que são absorvidos pelo aprendizado da IA.

Essa frente permite ter um contas a pagar confiável e centralizado, de faturas de consumo a guias de impostos. 

Desta forma, somente será pago o que estiver correto , o que elimina preocupações com prazos ou falta de documentos. A Esteira Mágica resolve tudo para Hiperautomatizar esse processo!

Agora os dados são integrados no ERP com facilidade e sem esforço humano. Sabemos que fazer conferências antes de fazer lançamentos pode ser chato e nada eficiente, por isso nossas APIs já conseguem fazer isso por você e manter tudo em nuvem , com alta capacidade de processamento e escalabilidade.

A Inteligência Artificial cuida dos dados da sua empresa, garantindo não só confiabilidade nas informações, mas evitando também fraudes e inconsistências. Não tenha mais dúvidas se um lançamento foi feito de forma correta ou não.

Fazer a governança e gestão dos impostos e contribuições não é tarefa fácil, e às vezes nem sobra tempo para analisar o que realmente está sendo pago, não é mesmo?

É por isso que Inteligência Artificial e a Hiperautomação mudam completamente esse cenário: os profissionais passam a ter tempo para atuar de forma mais estratégica, sem ter a preocupação de revisar tudo detalhadamente antes de realizar os pagamentos.

Alguns elementos extras favorecem ainda mais o cumprimento das obrigações:

Com a Esteira Mágica da ROIT , mais de 140 tarefas humanas para 32 tipos de documentos relacionados com suas aquisições são processadas por nossos robôs . Com tudo isso em mãos, o cumprimento das obrigações financeiras, fiscais e tributárias fica muito mais fácil e completamente automatizado.

Estamos aqui para simplificar fluxos de trabalho do início ao fim, para empoderar equipes de negócios através de soluções ágeis e flexíveis. Clique aqui e converse com nossos especialistas!