Erros na gestão de notas fiscais de entrada podem gerar multas superiores a R$ 1 mil por documento

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Gestão de notas fiscais ainda é desafio para as empresas. Trabalho, muitas vezes, é feito manualmente ou com softwares inadequados, causando penalidades


Por: Engenharia de Comunicação – Assessoria de Imprensa da ROIT

Facilitar a rotina fiscal e ter erros humanos minimizados neste campo é o sonho de toda empresa brasileira, afinal, a legislação brasileira é extremamente complexa e, por consequência, passível de retrabalho, perda de tempo e de dinheiro. Neste aspecto, um dos principais desafios das empresas tem sido a recepção e gestão completa de documentos fiscais de entradas, das compras, de mercadorias, de serviços e outras.

Geralmente, se não houver um padrão de organização bem delineado destes documentos, que servem para certificar uma transação comercial, constando os detalhes sobre o produto ou o serviço adquirido, bem como seus respectivos impostos, não há como fazer uma boa gestão, afetando muitas áreas de uma organização, desde compras, controladoria, fiscal, contábil e, principalmente, o contas a pagar. 

Outro problema bem narrado pelas empresas é o preenchimento incorreto de documentos fiscais pelos seus fornecedores. Adiante, vem ainda a conferência de autenticidade dos documentos, que para notas de mercadorias pode ser feita em um portal, mas para as de serviços, são “apenas” 5.570 portais, de cada município. Mas não acaba aí, há ainda a conferência de regularidade do fornecedor no site da Receita Federal, da opção do Simples Nacional em outro portal e do CPOM (cadastro de prestadores de outros municípios) em cada prefeitura. Ou seja: um processo longo, manual e cheio de detalhes. Por fim, tem a questão da guarda e do prazo para conservação desses documentos, exigido por lei, que é de cinco anos. Isso quer dizer que se um fiscal for a um estabelecimento e requerer uma ou mais notas, e se o empresário não apresentar, é multa na certa, que pode, inclusive, ultrapassar R$ 1 mil, por documento, além da glosa de dedutibilidade do IRPJ e da CSLL, de 34%, mais 9,25% de créditos irregulares de PIS e COFINS. É muito dinheiro e não vale a pena correr o risco.

Além do obstáculo “armazenamento”, há o desafio de monitorar as notas fiscais após o recebimento, onde o usuário necessita fazer uma consulta sempre que quiser saber o status do documento, pois estes podem ser cancelados ou anulados pelo fornecedor sem a autorização do destinatário. Em situações como essa, a empresa pode estar se apropriando de créditos indevidos e registrando notas fiscais inválidas em seu Enterprise Resource Planning  ( ERP).

Portanto, para evitar dor de cabeça, o ideal é automatizar a gestão de notas fiscais de entradas (compras). “Quando a empresa opta por fazer este trabalho de forma manual, haverá um gasto de tempo exorbitante e custos para o setor fiscal, contábil e em toda a empresa, porque há pessoas de diversas áreas recebendo e registrando documentos fiscais de compras. As empresas mais preocupadas com Compliance, escalabilidade e transformação digital, estão automatizando o processo de ponta a ponta”, garante Lucas Ribeiro, CEO do ROIT BANK, startup que teve aumentos consideráveis na demanda pela procura da sua solução de alta tecnologia.

Para se ter uma ideia, por lá, foram extraídas as informações de mais de 1 milhão de notas fiscais de mercadorias e de serviços, utilizando Inteligência Artificial, com a aplicação de OCR (Optical Character Recognition – Reconhecimento Óptico de Caracteres, em português) e de NLP (Natural Language Processing – Processamento de Linguagem Natural, em português), tecnologias voltadas para reconhecer caracteres em documentos eletrônicos, compatível com diversos formatos de imagem e texto, tais como JPEG, PNG, PDF, assim como, definir o tipo de dado e reconhecê-lo por contexto, com altíssima acuracidade.

O segredo de tanto sucesso é um só: automatizar o processo por completo, e não apenas parte dele. Isso envolve desde a baixa dos documentos fiscais, sua classificação, extração, enriquecimento com consultas externas diversas, vinculação automática a pedido de compras, cadastro do fornecedor no ERP (software de gestão) automático, críticas fiscais, classificação contábil, pagamento diretamente no banco e consolidação dos dados no ERP. Um longo processo, atualmente operado por muita gente nas empresas, que leva tempo, está sujeito a diversos erros e é não escalável. Com o avanço da inteligência artificial e da robotização essa realidade vem mudando muito.

O ROIT BANK

A startup ROIT BANK, cuja sede está localizada na cidade de Curitiba, e que atende clientes em todo o Brasil, tem sua expertise e conhecimento nas áreas contábil, tecnológica, financeira e tributária.

A missão da fintech, que já acumula três premiações importantes só neste ano por suas inovações (Prêmio Empresa Brasileira do Ano 2021, da Latin American Quality Institute; High Tech Trendsetter, realizado pela Globant; e o Best Enterprise, realizado pela Europe Business Assembly), é ajudar empresas de toda a América Latina na busca pelo estado da arte nas áreas contábil, fiscal e financeira.

Lucro da Exploração: a otimização estratégica que transforma o benefício em vantagem competitiva

26 de novembro de 2025
O Lucro da Exploração é um incentivo fiscal estabelecido por legislação com mais de 40 anos de vigência, regido pelo Decreto Lei 1.598 e pela MP 2.199, aplicável a empresas que possuam projetos protocolizados e aprovados para instalação, ampliação, modernização ou diversificação na SUDAM ou SUDENE até dezembro de 2028. O incentivo principal concedido é a redução de 75% do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), incluindo adicionais não-restituíveis, por um período de 10 anos, para projetos enquadrados em setores prioritários. Para se qualificar, a Pessoa Jurídica deve apurar o Lucro Real e ter o empreendimento situado na área da SUDENE (ou SUDAM) com pleito aprovado e enquadramento em setores prioritários, conforme o Decreto 4.213/2002 e atos do CONDEL/SUDENE. O benefício do LEX gera um impacto imediato no caixa e possibilita a recuperação dos últimos 5 anos. No entanto, a complexidade da apuração do Lucro da Exploração, que deve ser baseada apenas nas atividades operacionais incentivadas, exige uma análise minuciosa que vai além da simples aplicação do percentual de redução. LEX e Lucro Real: as complexidades da base de cálculo A apuração do Lucro da Exploração se distingue do Lucro Real, pois visa isolar o resultado proveniente da atividade incentivada. Enquanto a lógica do Lucro Real é buscar a menor base para o menor débito, no cálculo do LEX, o objetivo é, muitas vezes, buscar a maior base possível para maximizar o benefício. O cálculo do LEX é feito a partir do lucro líquido do período-base, ajustado por adições e exclusões específicas. Essas adições e exclusões não são necessariamente as mesmas do Lucro Real, e a correta aplicação dos critérios pode gerar oportunidades significativas de incremento no benefício. A aplicação prática e a maximização desse benefício exige uma análise profunda e multifacetada, não se trata apenas de aplicar uma regra geral, mas de interpretar nuances da legislação e da operação da empresa que podem revelar créditos e oportunidades inéditas. A necessidade de análise proativa Empresas que se beneficiam do LEX são, em geral, grandes corporações que demandam uma análise cautelosa devido aos valores expressivos envolvidos. A adaptação das regras contábeis e fiscais para otimizar a apuração do LEX exige um planejamento estratégico e uma compreensão profunda das nuances legislativas e da jurisprudência . Garantir o compliance e, ao mesmo tempo, maximizar a redução de 75% do IRPJ demanda a aplicação de metodologias de cálculo que considerem as especificidades de cada incentivo (como o tratamento das subvenções e o recálculo do adicional). A capacidade de identificar e aplicar essas oportunidades interdependentes representa uma vantagem competitiva crucial.  Metaforicamente , lidar com a legislação do Lucro da Exploração e seus incentivos associados é como pilotar um navio em águas complexas: a rota principal (a redução de 75%) é conhecida, mas o verdadeiro valor e a eficiência da viagem residem em identificar e aproveitar as correntes marítimas e ventos favoráveis (as oportunidades diferenciadas) que exigem um know-how especializado para serem plenamente capitalizadas.

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Está disponível também, dentro dos módulos "Calculadora da Reforma - Entradas" e "Calculadora da Reforma - Saídas" nos resumos "Entradas - Detalhado" e "Saídas - Detalhado", os relatórios com a informação do CNPJ do estabelecimento da empresa e CNPJ/CPF do participante:
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