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Inovação Tributária e Financeira dentro do Protheus: Descubra o poder da integração com a solução de Invoice-To-Pay da ROIT

Desafios no Protheus sem Hiperautomação Fiscal, Financeira e Contábil


Muitas empresas que utilizam o ERP Protheus, da Totvs, enfrentam desafios significativos em seus processos fiscais, financeiros e contábeis devido à ausência de hiperautomação, o que acaba por exigir muitas interações humanas. Importante dizer que o Protheus é um dos principais ERPs do Brasil, utilizado por mais de 70 mil empresas. Ora, se a sua empresa tem um ERP implementado e estável, como então dar “super poderes” a ele?


A dependência de processos manuais e parametrizações constantes de regras fiscais, financeiras e contábeis é um grande desafio para qualquer empresa. Isso porque gera um alto custo de operação, está suscetível a erros humanos, multas, juros, autuações e, claro, fraudes. A ineficiência desses processos também pode levar a atrasos no fechamento contábil, inconsistências no balanço, problemas fiscais, de compliance e de auditoria. Sem a hiperautomação, operada majoritariamente por Inteligência Artificial, o Protheus não consegue lidar com o volume crescente de transações e as complexidades de diferentes tipos de documentos fiscais e não fiscais, regras de negócio avançadas em finanças e, o mais crítico, a infinidade de alterações tributárias, potencializadas agora com a Reforma Tributária.


Além disso, a falta de hiperautomação nos processos financeiros, fiscais e contábeis de ponta a ponta (a disrupção end-to-end) faz com que a sua empresa gaste uma quantidade significativa de recursos em tarefas repetitivas e operacionais, como lançamento de notas fiscais (de mercadoria, de serviços, de telecomunicações, energia, etc.), reconciliação de contas, preparação de arquivos para integração com bancos, baixas manuais, interações com fornecedores por e-mail e preparação de relatórios com informações vencidas. Isso sobrecarrega os colaboradores, desgasta a equipe com horas extras em períodos de fechamento e limita a capacidade da organização de dar foco em atividades estratégicas, como análise financeira e planejamento tributário. Sem a capacidade de automação avançada, o Protheus pode se tornar um gargalo para o crescimento e para a agilidade da sua empresa.


Outro grande desafio é a integração com outros sistemas e plataformas. Por não estar em nuvem e não contar com uma ampla camada de APIs para integrações, é uma luta colocar o Protheus para conversas com outras soluções. Isso pode levar a problemas de visibilidade de dados e fluxo de informações entre departamentos, complicando ainda mais a gestão financeira e a precisão das informações contábeis e tributárias. A incapacidade de integrar sistemas de maneira fluida e automática pode resultar em silos de informação, onde dados críticos são isolados e não utilizados eficazmente. Por essa razão desenvolvemos um módulo dentro do Protheus, que se comunica com a camada de APIs da ROIT, permitindo integrá-lo com mais de 700 soluções, além da Esteira de Invoice-To-Pay:

Com a solução de Invoice-To-Pay da ROIT integrada ao Protheus, com processamento praticamente em tempo real de todos os documentos de entrada, escriturações fiscais, contábeis e o pagamento aos fornecedores diretamente em mais de 30 bancos, é que inúmeras empresas já conseguem operar no estado da arte, com insights valiosos a partir de seus dados financeiros e tributários operados com o mínimo de atuação humana. Empresas de médio e grande porte, de diversos segmentos, inovadoras e preocupadas em gerar o máximo de eficiência, com compliance, como o Madero, a Petrobahia, a Ortobom, a Amcham, a Cresol, a Duty Cosméticos, a Indigo Estacionamentos e tantas outras.


A Esteira de Invoice-To-Pay da ROIT cuida de todas as etapas, com regras de negócios inteligentes, que aprendem ao longo do tempo e exigem cada vez menos interações humanas:

Abaixo está o monitor de integração da ROIT, dentro do Protheus, com a hiperautomação operando:

  • Cadastro de fornecedores;
  • Atualização cadastral de fornecedores;
  • Cadastro de itens;
  • Atualização de cadastro de itens;
  • Atualização de código de ISS/Impostos;
  • Consulta de TES;
  • Criação de novas TES a partir da base tributária de IA da ROIT, com 2,1 bilhões de cenários;
  • Consulta de contas contábeis;
  • Consulta de centros de custo;
  • Consulta de empresas do grupo usuário do Protheus, para vinculação automática;
  • Consulta de pedidos de compra;
  • Criação de pedido de compra;
  • Lançamento fiscal e contábil;
  • Geração de contas a pagar;
  • Consulta de contas a pagar;
  • Baixa de contas a pagar;
  • E muito mais.

Uma das vantagens mais significativas da solução de Invoice-To-Pay da ROIT integrada ao Protheus é sua notável flexibilidade e capacidade de adaptação às necessidades específicas de cada cliente. Compreendendo que cada organização possui requisitos únicos, a nossa solução foi projetada para permitir customizações profundas, incluindo a habilidade de gravar dados em campos personalizados já existentes no Protheus de cada cliente. Essa funcionalidade é essencial, pois muitas integrações de software falham ao tentar acomodar as particularidades de cada empresa. Com a solução da ROIT, no entanto, as organizações podem manter e utilizar seus campos customizados sem complicações, garantindo que a integração complemente e enriqueça os processos já estabelecidos.

A Reforma Tributária exige uma grande mudança de sistemas, cadastros e processos internos


Se não fossem suficientes os inúmeros desafios atuais, nós ainda temos uma Reforma Tributária a ser implementada nos próximos anos. Ela promete simplificação, mas é importante lembrarmos que isso só acontecerá após o longo período de transição, que se encerra em 31/12/2032. Até lá, vamos conviver com dois regimes de tributação: o atual e o novo, que vem recheado de complexidades, divergências de interpretação, novas normas emitidas todos os dias, além de novas obrigações acessórias. É uma mudança profunda, como nunca vivemos antes. Com alterações nas alíquotas, bases de cálculo e regras operacionais novas, as empresas precisarão revisar e muitas vezes redesenhar seus cadastros e processos internos para garantir conformidade. Sem uma atualização sistemática e a adoção de tecnologias avançadas, as organizações correm o risco de enfrentar sérias complicações legais e com grandes impactos financeiros.


Saneamento de Cadastros: a Reforma não se limita a mudanças superficiais; ela exige uma revisão completa dos cadastros de produtos, serviços, clientes e fornecedores. Especialmente porque os fornecedores poderão gerar créditos de IVA ou não, a depender da sua condição tributária, assim como acontecerá com os seus clientes, que terão possibilidade de aproveitamento do crédito apenas se forem “meio de cadeia":

Isso envolve atualizar classificações fiscais, ajustar regras de tributação nas TES ou no motor de cálculo tributário e reestruturar processos de emissão de notas fiscais, recebimento, contabilização e muito mais. A regulamentação apresentada pelo governo indica que teremos regime de caixa convivendo com o regime de competência para fins tributários, o que deve exigir lançamentos precisos e totalmente vinculados, sem a necessidade de conciliações posteriores.


Reestruturação de Processos Internos: com a Reforma Tributária, será absolutamente necessário revisitar e modificar seus processos internos, especialmente aqueles relacionados ao lançamento de notas fiscais, cálculo, apuração e pagamento de impostos. Quanto mais a reestruturação contemple a automação de processos, mais eficiência e precisão você conseguirá alcançar. Aproveite a Reforma Tributária para tirar os esqueletos do armário, mudar a gestão, áreas e pessoas. Essa oxigenação vai permitir superar os desafios da Reforma Tributária com tranquilidade e ainda garantir ganhos de produtividade e ganhos financeiros.


Importância da Tecnologia na Adaptação à Reforma: a tecnologia desempenha um papel crucial na adaptação às novas exigências tributárias. Sistemas como o Protheus, quando integrados com soluções avançadas de automação e inteligência artificial como a da ROIT, podem facilitar significativamente a transição. Criamos até um método para isso, ele se chama “Método da Transição Antecipada”, que contempla justamente preparar todos os cadastros, processos e bases para a nova realidade, sem precisar investir fábulas de dinheiro ou de tempo humano. A solução de Invoice-To-Pay da ROIT já está integrada totalmente ao Protheus e possibilita atualizações rápidas e precisas de cadastros e processos, além de contar com funcionalidades que podem prever e ajustar automaticamente as mudanças necessárias em tempo real, assegurando que a sua empresa permaneça sempre em conformidade com as normas tributárias.

Como aproveitar o máximo da inteligência artificial e da hiperautomação com a solução de Invoice-To-Pay da ROIT no Protheus


A incorporação de inteligência artificial (IA) e hiperautomação na solução de Invoice-To-Pay da ROIT transforma radicalmente o ambiente do Protheus. A IA pode automatizar decisões baseadas em padrões complexos de dados que, de outra forma, exigiriam intervenção humana. Isso inclui desde a classificação automática de documentos até a extração inteligente de dados de notas e faturas, o que aumenta a assertividade e reduz substancialmente o tempo de processamento. Hoje, em média, 6 minutos, entre um documento chegar na Esteira e estar totalmente lançado, contabilizado, pago, dentro do Protheus.


Automatização de Rotinas Financeiras e Tributárias: a hiperautomação aplicada através da solução de Invoice-To-Pay permite que as empresas automatizem rotinas financeiras e tributárias completas. Desde a baixa de documentos fiscais, cruzamentos de SPED, lançamentos contábeis até a preparação correta para o cumprimento das obrigações fiscais. A tecnologia garante que todos os processos sejam realizados de maneira eficiente e sem erros. Essa automação é crucial especialmente em um contexto de mudanças regulatórias frequentes, como a Reforma Tributária, garantindo que a empresa se mantenha sempre em conformidade.


Mínimo Humano Possível: a solução de Invoice-To-Pay da ROIT foi desenvolvida para integrar-se de forma fluida e eficaz com o Protheus, com interações humanas mínimas na Esteira de Invoice-To-Pay, apenas para tratamento de exceções. Essa integração permite que dados fluam sem interrupções entre os sistemas, facilitando uma visão consolidada das operações financeiras e fiscais. Com isso, as empresas podem gerenciar melhor seus recursos, otimizar processos e tomar decisões mais informadas baseadas em dados confiáveis e atualizados.


Benefícios da Análise Preditiva em Financeiro e Tributário: além de automatizar tarefas, a IA e a hiperautomação habilitam análises preditivas que podem antecipar tendências e possíveis complicações fiscais antes que elas ocorram. Essas análises permitem que as empresas se preparem melhor para futuras mudanças com a Reforma Tributária e ajustem suas estratégias para mitigar riscos e melhor aproveitar as oportunidades.


Capacitação e Adaptação das Equipes: Enquanto a IA e a hiperautomação trazem eficiências, elas também requerem que as equipes sejam devidamente treinadas para trabalhar com novas tecnologias. Investir na capacitação dos colaboradores facilita a transição para novos sistemas e maximiza o retorno sobre o investimento em tecnologia. Ao capacitar a equipe, as empresas garantem que a implementação da tecnologia seja bem-sucedida e que sua força de trabalho esteja preparada para enfrentar os desafios da Reforma Tributária.


Se você quer impulsionar o sucesso da sua empresa e da sua carreira, entre em contato com os nossos especialistas em hiperautomação e conheça nossas soluções:

https://www.roit.com.br/produto/esteira-de-invoice-to-pay 


Inovação em Governança

Inovação em Governança: Como a Inteligência Artificial aplicada no Back Office Transforma o Compromisso ESG

Por Lucas Ribeiro • 09 abr., 2024
ESG (Environmental, Social, and Governance) representa um conjunto de critérios utilizados para avaliar as práticas sustentáveis e éticas de uma empresa, refletindo seu impacto ambiental (E), responsabilidade social (S) e qualidade de governança (G). Felizmente, muitas empresas têm feito progressos significativos nos aspectos ambientais e sociais, concentrando esforços em reduzir suas pegadas ecológicas e promover práticas melhores de trabalho. Mas é um fato também que o componente de governança frequentemente recebe menos atenção. Talvez seja pela crença de que os grandes ERPs resolvem tudo quando o tema é gestão e qualidade do Back Office . Não vamos tirar o mérito dos softwares de gestão, pelo contrário, eles são fundamentais. Mas são operados por pessoas, que podem errar, intencionalmente ou não, por serem guiados por processos muitas vezes não eficientes, presos ao passado. Logo, para realmente fortalecer o pilar de Governança, o que as empresas devem buscar é assegurar que seus processos financeiros, fiscais e contábeis sejam conduzidos com a menor dependência possível de intervenção humana para garantir a efetividade de todos os pressupostos de ESG. Nesse contexto, a Inteligência Artificial surge como a principal força transformadora do back office , a partir do momento em que os processos podem ser completamente repensados, baseados em aprendizado histórico e aprendizado contínuo, reduzindo significativamente a necessidade de atuação humana desde a origem até a conclusão de todas as etapas envolvidas. Uma outra mudança fundamental pode ser viabilizada com o uso da IA: os lançamentos financeiros, contábeis e fiscais serem iniciados e guiados exclusivamente com um documento (nota fiscal, contrato, boleto, etc.) sem contato humano (touchless document) , algo distante da realidade para muitas empresas que ainda recebem notas fiscais por e-mail (ou fisicamente!) e dependem de um usuário para iniciar e concluir os lançamentos no ERP. Mas sem isso não é possível cumprir a meta de governança em ESG. Essas questões foram superadas pela Equatorial Energia, por exemplo, que sempre investe em inovação e nas melhores práticas ESG. Uma das soluções de IA utilizada é a de I nvoice-To-Pay, da ROIT, com o processo completo de recebimento de notas fiscais de serviços diretamente no Portal do Fornecedor, com processamento completo em menos de 6 minutos, em média, considerando validação de pedido de compra, folha de medição, análise fiscal com IA, contas a pagar e lançamento completo no SAP. Além da redução expressiva de tempo e do aumento de eficiência, a Companhia garante a transparência máxima com fornecedores e o compliance fiscal, itens essenciais no conjunto das melhores práticas de ESG. Libertar as pessoas dos processos de Back Office também aciona o componente Social de ESG, ao permitir que as pessoas se dediquem às atividades mais nobres da Companhia e melhor remuneradas, a partir do consumo de dados em tempo real com Analytics poderosos. Isso é ESG. É permitir que as pessoas cresçam com mais velocidade e se desenvolvam, ao mesmo tempo que são reduzidas as ineficiências de Back Office , que prejudicam o componente de Governança, que turvam a gestão sobre dados passados e obsoletos (fechamento contábil depois do dia 5? Convenhamos, é informação vencida, já foi e não há muito a ser feito). A Governança tributária também é um componente ESG e exige muito mais do que atenção e boas equipes com muito conhecimento; exige cruzamento poderoso de grandes volumes de dados com bases amplas de conhecimento. O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é a fonte confiável e oficial dos dados tributários e a primeira a ser analisada e questionada pelo Fisco. O que viabiliza, por outro lado, o uso desses dados estruturados para serem comparados com os de outras empresas, de forma anonimizada (algo que a própria Receita Federal faz). Um bom exemplo de aplicação da IA nesse processo de governança tributária é a solução Tax Deep Discovery, da ROIT, capaz de analisar enormes volumes de dados tributários e financeiros, identificando padrões, inconsistências e oportunidades de otimização fiscal, a partir do cruzamento com mais de 2,1 bilhões de cenários já mapeados. Esse nível de análise e automação não apenas aprimora a conformidade e reduz riscos, mas também fortalece a confiança dos stakeholders, ao garantir que as práticas tributárias da empresa estão alinhadas com os mais altos padrões de integridade e transparência. Além disso, a IA consegue identificar riscos potenciais que poderiam passar despercebidos pelo olhar humano, oferecendo insights valiosos para uma tomada de decisão mais robusta. Isso significa que, ao invés de simplesmente reagir a problemas de compliance quando eles surgem, a Companhia pode se antecipar, evitando complicações antes mesmo que elas ocorram. A IA está se tornando indispensável para empresas que querem manter suas operações eficientes e alinhadas com os valores de sustentabilidade e responsabilidade social que definem os critérios ESG. A chamada “Agenda Verde” em matéria tributária foi contemplada, inclusive, pela Reforma Tributária, na Emenda Constitucional 132/2023, promulgada em 20/12/2023 com a inclusão expressa dos componentes de ESG: Art. 145, §3º “O Sistema Tributário Nacional deve observar os princípios da simplicidade, da transparência, da justiça tributária, da cooperação e da defesa do meio ambiente”. Diante da alta relevância do compromisso ESG e dos seus impactos positivos para toda a sociedade, cada vez mais empresas buscam inovar em Governança, aplicando IA no Back Office, com hiperautomação, mudança de cultura e, principalmente, repensando processos e sua forma de se relacionar com clientes e fornecedores. Com mais de 500 empresas, médias e grandes, já atendidas pela ROIT, tive o privilégio de conduzir ou acompanhar boa parte delas em sua transformação digital em Governança do Back Office e Governança Tributária, usando nossas soluções de IA nos últimos 5 anos. A partir disso, fiz um breve resumo em 7 passos, que pode facilitar a integração bem-sucedida da IA na governança, além de reforçar o comprometimento com as melhores práticas sustentáveis e responsáveis, essenciais para uma sólida estratégia ESG: 1. Defina com clareza os objetivos e dê poder para uma condução transversal entre diferentes áreas Um dos grandes desafios para a transformação efetiva do Back Office , alinhado com as melhores práticas de ESG, é o fato de envolver diferentes áreas, pessoas e até diretorias. Não são raros os conflitos entre o diretor de compras, o CFO, o Head de Tax, o diretor de contabilidade, a auditoria e, claro o CTO, porque se trata de mexer nos processos, nos times e na tecnologia de todas essas pessoas e muitas outras. Integrá-las (de verdade) exige que o CEO dê poder para uma delas conduzir a transformação. Nos nossos clientes, temos visto a liderança partir de uma diretoria de transformação digital diretamente ligada ao CEO e, em muitos casos, liderada por Tax, apoiada pelo CFO. Em todos os casos, com apoio indispensável de TI, para garantir a segurança e integração assertiva com o ERP. 2. Jogue fora os vícios e processos ultrapassados Muitas empresas (equivocadamente, na minha humilde opinião) gastam meses mapeando processos para só automatizá-los depois. Além de um desperdício tremendo de tempo e dinheiro, isso é “robotizar o erro”. Esqueça o “AS IS” e foque no “TO BE” inovador, com foco em como obter resultados superiores, com o Mínimo Humano Possível. 3. Teste diferentes tecnologias e soluções antes de escolhê-las Pesquise e selecione as ferramentas e soluções de IA mais adequadas, que tragam conteúdo e as melhores práticas, em nuvem, com alta escalabilidade, segurança e, principalmente, que atendam ao conceito de OTT (Over-The-Top) . Quanto mais agnóstica a solução, melhor, para comportar o crescimento e evolução da sua empresa. Teste as soluções, comparando tudo que foi feito nos últimos 3 meses, por exemplo, no seu Back Office , para serem operados pela solução de IA. Isso garantirá uma análise legítima baseada no seu cenário, na sua realidade de complexidade e especificidades. Mas sem se prender ao “COMO”, afinal, o processo precisa ser melhor, o “TO BE” tem que ser inovador. 4. Deixe as pessoas tranquilas para inovarem, com a transformação digital responsável: cultura, transparência e comunicação Quando as pessoas entendem o poder da IA elas ficaram realmente preocupadas. Elas passam a acreditar que a perda do seu emprego ou do seu poder é algo factível e de curtíssimo prazo. Por isso, é fundamental tranquilizá-las, com planos de realocação e crescimento profissional, acompanhados pelas disrupções dos processos, métodos e tecnologias que serão implementadas. Fomente uma cultura organizacional que valorize a inovação, a aprendizagem contínua e a sustentabilidade. Mantenha a transparência sobre o uso de IA e seus impactos nos objetivos de ESG com stakeholders internos e externos. Comunique progressos, aprendizados e sucessos regularmente, promovendo uma imagem positiva da empresa. 5. Implementação Gradual com Quick-Wins Comece pelo que dói mais. As áreas mais críticas e com maiores volumes são as que podem gerar ganhos rápidos e comprovar o valor da inovação. Muitos dos nossos clientes na ROIT da solução de Invoice-To-Pay, por exemplo, começaram implementando a transformação no fluxo completo de Notas Fiscais de Serviços Tomados, que não têm padronização e são recheadas de complexidades, erros, multas e até autuações fiscais. Com poucas semanas já conseguem resolver problemas crônicos que se arrastam por anos. 6. Monitoramento e Avaliação de Indicadores Comparáveis Defina com clareza o que é esperado pela inovação em Governança do Back Office , com KPIs possíveis de serem monitorados. Minha sugestão é usar “ % de documentos SEM intervenção humana ” - que pode iniciar baixo, e com o aprendizado e retreino de IA pode atingir níveis superiores a 95% - e “ Tempo Médio de Intervenção Humana ”- para medir as exceções que exigirem ação humana, o tempo deve ser o menor possível, afinal, o tempo é raro e caro. Deve ser utilizado em atividades nobres, nas análises profundas e decisões estratégicas. 7. Feedback e Melhoria Contínua A inovação de hoje estará defasada em breve, por isso é fundamental poder reavaliar, repensar e evoluir os processos facilmente, com uma solução low-code e de alto poder de aprendizado de IA. Até aqui é o presente, talvez emergencial em muitos aspectos, dependendo do nível de eficiência em Governança que a sua empresa está hoje. Mas saiba que o FUTURO DA GOVERNANÇA É EM BLOCKCHAIN: com transparência e segurança inquestionáveis, com execução automática e auditoria real-time de todas as operações contábeis, fiscais e financeiras. A adoção de registros contábeis e financeiros em blockchain é uma revolução para a governança corporativa, trazendo um nível inédito de confiabilidade para as operações empresariais. Essa tecnologia de natureza descentralizada e imutável, permite que as transações sejam registradas de maneira segura e inalterável, garantindo a integridade dos dados financeiros, sem espaço para criatividade contábil e manipulação fiscal. Para empresas comprometidas com as práticas de ESG, o blockchain é uma ferramenta poderosa para fortalecer a confiança dos stakeholders , incluindo o fisco. A implementação de registros em blockchain pode simplificar auditorias, reduzir a possibilidade de fraudes e erros humanos, e garantir uma verdade única e confiável sobre as posições financeiras da empresa. Isso melhora radicalmente a eficiência operacional e posiciona a empresa na vanguarda da inovação em governança, alinhando suas práticas de gestão com os mais altos padrões de responsabilidade e integridade exigidos hoje pelo mercado e pela sociedade. Se você quer impulsionar o sucesso da sua empresa e da sua carreira entre em contato com os nossos especialistas em Inteligência Artificial e conheça nossas soluções: roit.com.br

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Logo, para realmente fortalecer o pilar de Governança, o que as empresas devem buscar é assegurar que seus processos financeiros, fiscais e contábeis sejam conduzidos com a menor dependência possível de intervenção humana para garantir a efetividade de todos os pressupostos de ESG. Nesse contexto, a Inteligência Artificial surge como a principal força transformadora do back office , a partir do momento em que os processos podem ser completamente repensados, baseados em aprendizado histórico e aprendizado contínuo, reduzindo significativamente a necessidade de atuação humana desde a origem até a conclusão de todas as etapas envolvidas. Uma outra mudança fundamental pode ser viabilizada com o uso da IA: os lançamentos financeiros, contábeis e fiscais serem iniciados e guiados exclusivamente com um documento (nota fiscal, contrato, boleto, etc.) sem contato humano (touchless document) , algo distante da realidade para muitas empresas que ainda recebem notas fiscais por e-mail (ou fisicamente!) e dependem de um usuário para iniciar e concluir os lançamentos no ERP. Mas sem isso não é possível cumprir a meta de governança em ESG. Essas questões foram superadas pela Equatorial Energia, por exemplo, que sempre investe em inovação e nas melhores práticas ESG. Uma das soluções de IA utilizada é a de I nvoice-To-Pay, da ROIT, com o processo completo de recebimento de notas fiscais de serviços diretamente no Portal do Fornecedor, com processamento completo em menos de 6 minutos, em média, considerando validação de pedido de compra, folha de medição, análise fiscal com IA, contas a pagar e lançamento completo no SAP. Além da redução expressiva de tempo e do aumento de eficiência, a Companhia garante a transparência máxima com fornecedores e o compliance fiscal, itens essenciais no conjunto das melhores práticas de ESG. Libertar as pessoas dos processos de Back Office também aciona o componente Social de ESG, ao permitir que as pessoas se dediquem às atividades mais nobres da Companhia e melhor remuneradas, a partir do consumo de dados em tempo real com Analytics poderosos. Isso é ESG. É permitir que as pessoas cresçam com mais velocidade e se desenvolvam, ao mesmo tempo que são reduzidas as ineficiências de Back Office , que prejudicam o componente de Governança, que turvam a gestão sobre dados passados e obsoletos (fechamento contábil depois do dia 5? Convenhamos, é informação vencida, já foi e não há muito a ser feito). A Governança tributária também é um componente ESG e exige muito mais do que atenção e boas equipes com muito conhecimento; exige cruzamento poderoso de grandes volumes de dados com bases amplas de conhecimento. O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é a fonte confiável e oficial dos dados tributários e a primeira a ser analisada e questionada pelo Fisco. O que viabiliza, por outro lado, o uso desses dados estruturados para serem comparados com os de outras empresas, de forma anonimizada (algo que a própria Receita Federal faz). Um bom exemplo de aplicação da IA nesse processo de governança tributária é a solução Tax Deep Discovery, da ROIT, capaz de analisar enormes volumes de dados tributários e financeiros, identificando padrões, inconsistências e oportunidades de otimização fiscal, a partir do cruzamento com mais de 2,1 bilhões de cenários já mapeados. Esse nível de análise e automação não apenas aprimora a conformidade e reduz riscos, mas também fortalece a confiança dos stakeholders, ao garantir que as práticas tributárias da empresa estão alinhadas com os mais altos padrões de integridade e transparência. Além disso, a IA consegue identificar riscos potenciais que poderiam passar despercebidos pelo olhar humano, oferecendo insights valiosos para uma tomada de decisão mais robusta. Isso significa que, ao invés de simplesmente reagir a problemas de compliance quando eles surgem, a Companhia pode se antecipar, evitando complicações antes mesmo que elas ocorram. A IA está se tornando indispensável para empresas que querem manter suas operações eficientes e alinhadas com os valores de sustentabilidade e responsabilidade social que definem os critérios ESG. A chamada “Agenda Verde” em matéria tributária foi contemplada, inclusive, pela Reforma Tributária, na Emenda Constitucional 132/2023, promulgada em 20/12/2023 com a inclusão expressa dos componentes de ESG: Art. 145, §3º “O Sistema Tributário Nacional deve observar os princípios da simplicidade, da transparência, da justiça tributária, da cooperação e da defesa do meio ambiente”. Diante da alta relevância do compromisso ESG e dos seus impactos positivos para toda a sociedade, cada vez mais empresas buscam inovar em Governança, aplicando IA no Back Office, com hiperautomação, mudança de cultura e, principalmente, repensando processos e sua forma de se relacionar com clientes e fornecedores. Com mais de 500 empresas, médias e grandes, já atendidas pela ROIT, tive o privilégio de conduzir ou acompanhar boa parte delas em sua transformação digital em Governança do Back Office e Governança Tributária, usando nossas soluções de IA nos últimos 5 anos. A partir disso, fiz um breve resumo em 7 passos, que pode facilitar a integração bem-sucedida da IA na governança, além de reforçar o comprometimento com as melhores práticas sustentáveis e responsáveis, essenciais para uma sólida estratégia ESG: 1. Defina com clareza os objetivos e dê poder para uma condução transversal entre diferentes áreas Um dos grandes desafios para a transformação efetiva do Back Office , alinhado com as melhores práticas de ESG, é o fato de envolver diferentes áreas, pessoas e até diretorias. Não são raros os conflitos entre o diretor de compras, o CFO, o Head de Tax, o diretor de contabilidade, a auditoria e, claro o CTO, porque se trata de mexer nos processos, nos times e na tecnologia de todas essas pessoas e muitas outras. Integrá-las (de verdade) exige que o CEO dê poder para uma delas conduzir a transformação. Nos nossos clientes, temos visto a liderança partir de uma diretoria de transformação digital diretamente ligada ao CEO e, em muitos casos, liderada por Tax, apoiada pelo CFO. Em todos os casos, com apoio indispensável de TI, para garantir a segurança e integração assertiva com o ERP. 2. Jogue fora os vícios e processos ultrapassados Muitas empresas (equivocadamente, na minha humilde opinião) gastam meses mapeando processos para só automatizá-los depois. Além de um desperdício tremendo de tempo e dinheiro, isso é “robotizar o erro”. Esqueça o “AS IS” e foque no “TO BE” inovador, com foco em como obter resultados superiores, com o Mínimo Humano Possível. 3. Teste diferentes tecnologias e soluções antes de escolhê-las Pesquise e selecione as ferramentas e soluções de IA mais adequadas, que tragam conteúdo e as melhores práticas, em nuvem, com alta escalabilidade, segurança e, principalmente, que atendam ao conceito de OTT (Over-The-Top) . Quanto mais agnóstica a solução, melhor, para comportar o crescimento e evolução da sua empresa. Teste as soluções, comparando tudo que foi feito nos últimos 3 meses, por exemplo, no seu Back Office , para serem operados pela solução de IA. Isso garantirá uma análise legítima baseada no seu cenário, na sua realidade de complexidade e especificidades. Mas sem se prender ao “COMO”, afinal, o processo precisa ser melhor, o “TO BE” tem que ser inovador. 4. Deixe as pessoas tranquilas para inovarem, com a transformação digital responsável: cultura, transparência e comunicação Quando as pessoas entendem o poder da IA elas ficaram realmente preocupadas. Elas passam a acreditar que a perda do seu emprego ou do seu poder é algo factível e de curtíssimo prazo. Por isso, é fundamental tranquilizá-las, com planos de realocação e crescimento profissional, acompanhados pelas disrupções dos processos, métodos e tecnologias que serão implementadas. Fomente uma cultura organizacional que valorize a inovação, a aprendizagem contínua e a sustentabilidade. Mantenha a transparência sobre o uso de IA e seus impactos nos objetivos de ESG com stakeholders internos e externos. Comunique progressos, aprendizados e sucessos regularmente, promovendo uma imagem positiva da empresa. 5. Implementação Gradual com Quick-Wins Comece pelo que dói mais. As áreas mais críticas e com maiores volumes são as que podem gerar ganhos rápidos e comprovar o valor da inovação. Muitos dos nossos clientes na ROIT da solução de Invoice-To-Pay, por exemplo, começaram implementando a transformação no fluxo completo de Notas Fiscais de Serviços Tomados, que não têm padronização e são recheadas de complexidades, erros, multas e até autuações fiscais. Com poucas semanas já conseguem resolver problemas crônicos que se arrastam por anos. 6. Monitoramento e Avaliação de Indicadores Comparáveis Defina com clareza o que é esperado pela inovação em Governança do Back Office , com KPIs possíveis de serem monitorados. Minha sugestão é usar “ % de documentos SEM intervenção humana ” - que pode iniciar baixo, e com o aprendizado e retreino de IA pode atingir níveis superiores a 95% - e “ Tempo Médio de Intervenção Humana ”- para medir as exceções que exigirem ação humana, o tempo deve ser o menor possível, afinal, o tempo é raro e caro. Deve ser utilizado em atividades nobres, nas análises profundas e decisões estratégicas. 7. Feedback e Melhoria Contínua A inovação de hoje estará defasada em breve, por isso é fundamental poder reavaliar, repensar e evoluir os processos facilmente, com uma solução low-code e de alto poder de aprendizado de IA. Até aqui é o presente, talvez emergencial em muitos aspectos, dependendo do nível de eficiência em Governança que a sua empresa está hoje. Mas saiba que o FUTURO DA GOVERNANÇA É EM BLOCKCHAIN: com transparência e segurança inquestionáveis, com execução automática e auditoria real-time de todas as operações contábeis, fiscais e financeiras. A adoção de registros contábeis e financeiros em blockchain é uma revolução para a governança corporativa, trazendo um nível inédito de confiabilidade para as operações empresariais. Essa tecnologia de natureza descentralizada e imutável, permite que as transações sejam registradas de maneira segura e inalterável, garantindo a integridade dos dados financeiros, sem espaço para criatividade contábil e manipulação fiscal. Para empresas comprometidas com as práticas de ESG, o blockchain é uma ferramenta poderosa para fortalecer a confiança dos stakeholders , incluindo o fisco. A implementação de registros em blockchain pode simplificar auditorias, reduzir a possibilidade de fraudes e erros humanos, e garantir uma verdade única e confiável sobre as posições financeiras da empresa. Isso melhora radicalmente a eficiência operacional e posiciona a empresa na vanguarda da inovação em governança, alinhando suas práticas de gestão com os mais altos padrões de responsabilidade e integridade exigidos hoje pelo mercado e pela sociedade. Se você quer impulsionar o sucesso da sua empresa e da sua carreira entre em contato com os nossos especialistas em Inteligência Artificial e conheça nossas soluções: roit.com.br

As 10 principais tendências em Procure-To-Pay na Era da Hiperautomação e da Inteligência Artificial

Por Lucas Ribeiro • 26 mar., 2024
Muitas empresas ainda enfrentam o crônico desafio da ineficiência em gestão de compras, escriturações fiscais de entradas e pagamentos a fornecedores. Erros, atrasos, multas e juros são apenas alguns dos reflexos percebidos por diferentes áreas, principalmente dos requisitantes, que precisam atender e contornar situações desastrosas com fornecedores, quando não precisam se preocupar até mesmo em lançar notas fiscais e conhecer regras de retenções, bases de cálculo e alíquotas (um absurdo, convenhamos). Os fornecedores têm até evitado trabalhar com grandes corporações que, apesar da capacidade financeira admirável, acabam por atrasar ou dificultar demais o recebimento de notas fiscais e pagamentos. Em geral, por pura burocracia interna. O processo de pagamento a fornecedores é dependente de várias etapas, diferentes pessoas e áreas, iniciando-se na requisição de compra e percorrendo uma extensa jornada que envolve validações fiscais e contábeis, até alcançar o departamento de contas a pagar e, finalmente, serem processadas no banco. Esse labirinto operacional é ainda mais complicado pela diversidade e pelo volume de documentos — notas fiscais de mercadorias adquiridas, notas fiscais de serviços tomados, conhecimentos de transporte, faturas, notas de débitos, boletos bancários, invoices, pedidos de compra — que chegam em momentos distintos, formatos diversos (XML, PDF, Imagem) e por diferentes canais (e-mails, baixas automáticas, portais, etc). As médias e grandes companhias, agora mais do que nunca, precisam adotar estratégias de centralização e hiperautomação, confiando a gestão integral do fluxo para “ Procure-To-Pay ”, uma área com super poderes, já implementada por muitas companhias globais. É a área de P2P a responsável por integrar e otimizar essas operações, garantindo agilidade, precisão e, sobretudo, pontualidade nos pagamentos e no relacionamento com fornecedores e requisitantes internos. Para garantir o sucesso da implementação em Procure-To-Pay é essencial a implementação da Inteligência Artificial e da hiperautomação, introduzindo a capacidade de aprender e de se adaptar a padrões complexos e tomar decisões. Isso aumenta a assertividade, a velocidade de processamento e reduz o risco de erros humanos, além de liberar recursos valiosos para tarefas mais estratégicas. À medida que avançamos para um futuro cada vez mais digitalizado, a hiperautomação end-to-end , alimentada pela inteligência artificial, define o novo padrão para a excelência operacional no universo do P2P, prometendo transformar radicalmente a maneira como as empresas conduzem suas operações financeiras. A integração de compras, contabilidade, gestão de fornecedores, recebimento fiscal, controladoria, tax , tesouraria (contas a pagar) e até auditoria, por si só, já representam uma baita transformação e evolução. Mas quero destacar aqui dez tendências que acredito serem as principais em Procure-To-Pay nos próximos 5 anos, em busca de eficácia operacional e excelência estratégica: Hiperautomação End-To-End do Processo de Pagamentos, com aplicações de IA : a hiperautomação utiliza uma combinação de tecnologias, incluindo Inteligência Artificial (IA), robotização, big data e analytics, para automatizar todas as etapas de processos de P2P de ponta a ponta, das mais simples até as mais complexas. Isso não apenas acelera o ciclo de pagamento, mas também elimina erros humanos. A abordagem da ROIT para incorporar IA reflete esta tendência, possibilitando a análise e processamento automáticos de notas fiscais, boletos, invoices e faturas, de ponta a ponta, oferecendo insights preditivos que otimizam as decisões financeiras. Conheça a Esteira de Invoice-To-Pay: 2. Integração Perfeita entre Compras, Fiscal, Contábil e Contas a Pagar : a integração entre essas áreas é fundamental para maximizar a eficiência operacional e reduzir atritos no processo. O desafio da transformação é reunir os líderes dessas áreas e convencê-los a entregar boa parte de suas atividades para uma plataforma única de hiperautomação. As empresas que o fizeram colhem os frutos dessa mudança, conseguem ter visão integral e real time do processo, além de serem extremamente estratégicas na gestão e tomada de decisões. 3. Gestão Compartilhada com Fornecedores e um Portal de Fornecedores Self-Service : o Portal de Fornecedores é utilizado por diversas companhias, mas muitos de maneira limitada e onerosa operacionalmente ao fornecedor. A tendência que acredito é de Portais realmente colaborativos, que ofereçam facilidades aos fornecedores, como cadastros rápidos, atualizações automáticas, validações de conta bancária em tempo real (sem a necessidade de enviar comprovante da conta bancária), envio e acompanhamento de documentos, notas fiscais, faturas e boletos, possibilidade de antecipar recebíveis em poucos clientes e, até mesmo, gerar relatórios prontos de tributos retidos. Tudo isso já é possível com o Portal do Fornecedor da ROIT ;) Veja mais no meu outro artigo Melhores Práticas para a Implementação de um Portal do Fornecedor e os Benefícios para Gestão de Compras e Contas a Pagar . 4. Detecção e Prevenção de Fraudes : a utilização de tecnologias avançadas para identificar padrões anormais e potenciais fraudes com IA é essencial para garantir a segurança do processo que mais movimenta recursos financeiros em uma empresa, o Procure-to-Pay (P2P). Notas canceladas, contas bancárias falsas, boletos divergentes, notas fiscais fabricadas e registros contábeis falsos, exigem soluções tecnológicas sofisticadas de combate à fraude. Confiar exclusivamente na vigilância humana para monitorar essas atividades só aumenta a probabilidade de erros e desvios financeiros. Para saber mais sobre esse tema, recomendo a leitura do meu artigo Pagamentos Sob Suspeita: Desvendando Fraudes no Contas a Pagar e nos Lançamentos Contábeis e Fiscais . 5. Antecipação de Pagamentos a Fornecedores. Redução do Custo Financeiro aos Fornecedores : oferecer opções de pagamento antecipado beneficia tanto fornecedores, por melhorar o fluxo de caixa com condições de juros melhores (pois o risco é menor - Risco Sacado), quanto a sua empresa, que pode operar com FIDC próprio ou gerar receita de rebate usando outros fundos. Essa oferta ainda encontra resistências, em razão do efeito “Americanas”, que escolheu um caminho não ortodoxo, digamos assim. Mas é perfeitamente lícita a operação de “Risco Sacado” e pode ser contabilizada corretamente pela sua empresa, inclusive, de maneira totalmente automática, sem depender de pessoas para operar o crédito aos fornecedores. 6. Controles de Compliance e Regulatórios : manter a conformidade com as leis e regulamentos locais e internacionais é indiscutível. Mas como garantir que todas as regras de negócio sejam respeitadas pelas pessoas dentro da organização? Ainda que muitos ERPs tenham controles rigorosos, nós sabemos que a vida real é diferente e permite uma série de contornos, o que fica totalmente distante quando se tem uma IA operando em conjunto, para pré-auditar ou ainda para executar a auditoria real time no fluxo completo. Essa é uma grande tendência: auditorias em tempo real. 7. Analytics Poderosos com Relatórios Financeiros e Análises Avançadas : enquanto muita gente espera fechar o mês, a tendência aqui é de análises em tempo real, dashboards recheados de cruzamentos de dados e, principalmente, análises preditivas, baseadas em histórico e projeções. Mudança no comportamento de preços por itens, por fornecedor, por região, por período são apenas algumas das informações valiosas a serem fornecidas e consumidas pela área estratégica de P2P. 8. Blockchain para Transparência e Segurança : o blockchain tem o potencial de revolucionar o P2P, oferecendo uma segurança incomparável e transparência em cada transação, sem a interferência e manipulação humana. Embora a implementação possa ser complexa, a integração de tecnologias de blockchain nas soluções da ROIT, por exemplo, já são possíveis e garantem o que há de mais sofisticado em confiabilidade de dados. 9. Utilização de Soluções OTT (Over-The-Top) Integrando Todas as Plataformas da Companhia : a cada dia que passa temos mais soluções de tecnologia especializadas. Provavelmente você tem na sua empresa um ERP (SAP, Protheus, Oracle), um CRM (SalesForce, HubSpot), um sistema de chamados como ServiceNow ou Jira, um sistema de atendimento, um de transporte e, claro, o bom e velho Excel de guerra. Não é verdade? Mas fazer todos esses sistemas falarem a mesma língua não é uma tarefa fácil, em especial quando eles precisam entender de contabilidade, fiscal, financeiro e compras. Se você ainda não leu, reserve um tempo especial para esse artigo: Como vencer as 4 versões da verdade na gestão fiscal e financeira com IA e a Inovação OTT (Over-The-Top) da ROIT . 10. Eliminação Máxima de Etapas Humanas nos Processos, com a Aplicação do Mínimo Humano Possível : a Inteligência Artificial permite libertar as pessoas de inúmeras tarefas operacionais e analíticas, para que elas possam focar em atividades de maior valor agregado. No entanto, você já parou para pensar quanto do seu dia é consumido lendo e respondendo e-mails? Quanto tempo é necessário para aprovar um pedido de compra? E quanto a receber notas fiscais, abrir e-mails, visualizar PDFs, responder ou encaminhar essas mensagens? É provável que muitos de nós não tenhamos a exata noção desses tempos, muito menos acesso a esses dados detalhados. Essa falta de conhecimento e medição precisa nos impede de valorizar adequadamente nosso recurso mais escasso e valioso: o tempo! Por isso, uma grande tendência em P2P é o “Mínimo Humano Possível” com o controle rigoroso de Time Tracking . Você pode se aprofundar nesse artigo sobre essa tendência: Invoice-To-Pay: A Inteligência Artificial e o Mínimo Humano Possível nessa jornada . Estas tendências não são apenas transformações tecnológicas; elas representam um novo paradigma no mundo corporativo, onde a inovação, a eficiência e a segurança caminham lado a lado, quando diversos processos são repensados, recriados e unificados com IA e a hiperautomação. Se você quer impulsionar o sucesso da sua empresa e da sua carreira, em um mercado cada vez mais competitivo, entre em contato com os nossos especialistas em hiperautomação e conheça nossas soluções: https://www.roit.com.br/produto/esteira-de-invoice-to-pay
Notícias tributárias ROIT

STJ modula decisão da exclusão do ICMS-ST da base do PIS-Cofins

12 mar., 2024
Em vista disso, a exclusão do ICMS-ST da base de cálculo do PIS e da Cofins somente será válida a partir de 14.12.2023, exceto para os contribuintes que discutem a questão em ações judiciais em procedimentos administrativos.
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