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Invoice-To-Pay: A Inteligência Artificial e o Mínimo Humano Possível nessa jornada

Lucas Ribeiro
Como vencer diante de tantos desafios entre pedidos de compra, lançamentos contábeis, análises fiscais e pagamentos a fornecedores.

Hiperautomação no Invoice-To-Pay: seu ERP não está preparado para isso

Quando eu falo em “ERP”, certamente você lembra de algumas marcas importantes de softwares generalistas de gestão, como SAP, Protheus, Oracle, Datasul, Sankhya, Senior ou até mesmo o Tasy da Philips, focado para a área de saúde. E é verdade que essas soluções são indispensáveis para qualquer empresa que tenha superado os R$30 milhões de faturamento anual e, claro, não conseguem mais fazer gestão de maneira organizada e profissional usando planilhas de Excel ou ERPs de pequeno porte. Afinal, essas empresas que, normalmente já estão no Lucro Real, precisam de uma contabilidade regular, passam ou desejam passar por auditoria, demandam crédito, financiamentos e, muito provavelmente, querem garantir o crescimento de valor da companhia.


É provável que a sua empresa já esteja nas versões mais sofisticadas e caras da SAP ou da Totvs, que prometem revolucionar a gestão empresarial, mas possuem limitações críticas e próprias de qualquer ERP. E isso não se trata de uma crítica, mas apenas de uma constatação. Muitos sistemas se apresentam como soluções de "automação", no entanto, são projetados para serem operados ativamente pelos usuários. Essa abordagem contradiz a promessa de automação, pois ainda exige intervenções humanas em todas as etapas. Essa dependência não é acidental, mas sim o reflexo de uma estratégia deliberada para minimizar a responsabilidade do fornecedor do sistema, além de ampliar sua receita por meio da venda de serviços profissionais adicionais. Consequentemente, não oferecem conteúdo fiscal e contábil baseado em histórico e aprendizado de outras empresas, nem a capacidade de aprender com o uso e de se adaptar dinamicamente. O resultado? Organizações se encontram presas em um ciclo de depender de equipes numerosas e caras para alimentar e manter esses repositórios de dados e compliance, gastando horas infindáveis e recursos valiosos. Esta é a realidade da automação prometida por muitos ERPs: uma promessa incompleta que ainda depende intensamente do esforço humano.


A hiperautomação precisa então entrar em cena, caso o seu objetivo seja garantir os melhores resultados de forma constante e sem dependência humana. Não como um mero upgrade, mas como uma revolução completa. Imagine um “sistema” que não apenas faz ou armazena, mas que “pensa”, antecipando cenários, adaptando-se às mudanças fiscais e otimizando processos com uma eficiência sobre-humana, com milésimos de segundos. É a Inteligência Artificial redefinindo as regras do jogo!


Uma das principais previsões feitas pelo Gartner em 2021 esperava que, até 2024, as organizações reduzissem os custos operacionais em 30%, com a combinação de tecnologias de hiperautomação e processos operacionais redesenhados, usando pelo menos 3 dos mais de 20 softwares agnósticos de hiperautomação. Este não é um estudo para ser ignorado. No cenário de Invoice-To-Pay, isto significa uma economia substancial, não apenas em termos monetários, mas também em tempo – o recurso mais valioso em qualquer negócio. Pense na quantidade de horas humanas economizadas quando um sistema baseado em IA assume o controle, processando documentos desde a sua origem, cruzando os dados com o pedido de compra, com o cadastro do fornecedor, além de fazer todas as análises fiscais que poderiam gerar autuações, multas e juros, quando mal feitas, até a execução final dos pagamentos e sua contabilização. É um grande salto do operacional para o estratégico.


Mas o que realmente faz a hiperautomação brilhar no mundo do Invoice-To-Pay? É a sua habilidade inata de ir além da mera repetição e execução de tarefas a partir de regras pré-determinadas. Vamos pegar, por exemplo, a análise fiscal de retenções em uma nota fiscal de serviços tomados. Algo bem específico, eu sei. Mas questione seu time sobre quantas notas de serviços tomados são recebidas por mês, quem cuida delas, quem lança, que faz análise fiscal e quem paga. Garanto a você que não é nada simples, em especial quando o volume é alto. E qualquer um dos ERPs demanda um belo esforço de parametrização, que acontece antes do fato (antes da NFSE chegar, claro). Mas não se trata de uma parametrização simples. São milhões de combinações a serem feitas, entre o regime tributário da empresa, o regime tributário de cada fornecedor, o código de serviço, o município de origem, o município de destino, o local da efetiva prestação e outros parâmetros que determinarão se há ou não retenções federais (IR, PIS, COFINS, CSLL, INSS) e retenções municipais (ISS), além da base de cálculo e alíquota, que sofrem inúmeras variações a depender de cada uma das combinações de parâmetros. Já seria insano se cada empresa precisasse fazer isso UMA vez no ERP. Mas não, não se iluda, isso precisa ser feito inúmeras vezes, todos os meses, em razão das mudanças na legislação, novos fornecedores, novos serviços, novas unidades expandidas, etc. Aqui entra a hiperautomação com IA, que cuida de todos esses desafios e muito mais.


Portanto, dizer que os ERPs não estão preparados para a hiperautomação não é subestimar suas capacidades; é reconhecer que já entramos em uma nova era. Uma era onde “seguro”, “rápido” e “eficiente” são apenas o ponto de partida. Com a IA já vivemos o verdadeiro “mínimo humano possível”, como eu gosto de chamar aqui na ROIT e já fui bastante criticado pela expressão (não é Anne Raquel? rs). Mas ela não significa menos humanidade, e sim mais espaço para inovação, para a criatividade e a estratégia. Isso é muito mais do que uma evolução, é uma revolução na maneira como entendemos e gerenciamos os processos de negócios.


Tempo Humano em Processos Tradicionais: muito tempo de gente cara está sendo desperdiçado, garanto.


O tempo humano é um recurso caro, finito e incrivelmente valioso. Mas observe no seu dia de trabalho quantos sistemas você acessa na sua empresa para cumprir burocracias? Abrir chamados de solicitações de compra, receber notas de fornecedores, preencher formulários no ServiceNow ou até lançar direto no SAP. É essa a realidade da sua empresa? Fazemos diversos estudos na ROIT, durante nosso trabalho de assessment, que envolve o levantamento do “AS IS” e a construção do “TO BE” com hiperautomação e IA. Apuramos que, em média, profissionais de compras, contabilidade, fiscal e contas a pagar gastam cerca de 65% do seu tempo em tarefas manuais e repetitivas, ainda que sejam consideradas “críticas”, “exceção”, “pouca coisa, rapidinho eu faço” ou “analíticas e não operacionais”. É assustador! As pessoas já estão tão acostumadas com os processos ruins, que não conseguem enxergar que estão gastando mais da metade do seu tempo e da sua carreira para preencher formulários, verificar dados, corrigir erros e responder e-mails sem sentido. Em termos práticos, vemos muitas empresas que contratam um “Einstein” para apertar parafusos. Eficiente? Claramente não.


Este cenário não é apenas um desperdício do talento humano, é rasgar dinheiro sem dó. Imagine o custo de ter profissionais altamente qualificados, com salários altos, realizando tarefas que, francamente, não exigem sua expertise. Estamos discutindo sobre milhares, se não milhões, em despesas anuais que poderiam ser melhor alocadas, principalmente quando inserirmos os reflexos da ineficiência dos processos: atrasos, multas, juros, negativações, insatisfações internas, problemas com fornecedores, divergências em informações, perda de credibilidade e muito mais. Além disso, o desgaste emocional e a falta de motivação provocadas por essa rotina enfadonha não podem ser ignorados. Afinal, mentes brilhantes gostam de desafios, não de ERPs, formulários e processos burocráticos.



A hiperautomação e a Inteligência Artificial resolvem tudo isso? Praticamente! Não reduz a zero a necessidade dos profissionais talentosos, mas os utiliza cada vez menos, a partir do aprendizado constante e automático da IA. Vou mostrar alguns números e resultados obtidos por nossos clientes com a solução de Invoice-To-Pay da ROIT, que utiliza a inteligência artificial para hiperautomatizar toda a jornada end-to-end de médias e grandes empresas. O caso abaixo é de uma empresa com mais de 80 mil documentos processados no período de 3 meses, com SAP ECC, milhares de fornecedores e diversas complexidades. No mês de outubro de 2023 (primeiro mês), 83% dos documentos exigiram intervenção humana, principalmente em razão do volume de exceções, regras de negócio do passado e inconsistências no ERP. No mês seguinte, a IA já tinha solucionado boa parte das exceções, aprendido com os usuários, e a nossa solução também atualiza diretamente o ERP, resolvendo inconsistências de parametrizações do passado. O resultado é animador, apenas 19% dos documentos tiveram necessidade de interação humana. Fechamos o ano com apenas 10%! Esse é o poder da hiperautomação com IA, absolutamente impossível de ser entregue por qualquer um dos ERPs do mercado.


Com soluções de IA em Invoice-To-Pay, o tempo dedicado a tarefas repetitivas e manuais não é apenas reduzido; é praticamente eliminado. Estamos falando de transformar horas em segundos, de substituir longas jornadas de cliques e preenchimentos complexos por sistemas que pensam e aprendem. Uma das etapas mais críticas da nossa Esteira de Invoice-To-Pay é o “Robô Fiscal” (tela de análise humana abaixo), que compara os dados da nota fiscal com a base da empresa de cada cliente, com a base legal e, ainda, com o aprendizado comum entre todos os nossos clientes. Isso é enriquecido a cada documento: a Inteligência Artificial aprende, melhora e entrega cada vez mais assertividade sem depender do usuário:

Já são mais de 2,1 bilhões de cenários tributários armazenados em nosso Data Lake! Somos case de sucesso do Google. 


É uma verdadeira mudança, na qual a tecnologia não substitui o humano, mas o empodera, permitindo que se concentre no que realmente importa: estratégia, inovação e crescimento, com análise e consumo de dados. E é aí que entra “mínimo humano possível”, nosso mantra na ROIT. Ao minimizar o envolvimento humano nas tarefas operacionais, maximizamos o potencial das pessoas em áreas que realmente fazem a diferença. Não se trata apenas de economizar dinheiro, mas de valorizar cada segundo do tempo humano disponível. É uma equação onde todos ganham: os profissionais ficam mais satisfeitos e produtivos, e a empresa se torna mais eficiente e inovadora. Então, quando falamos em desperdício de tempo de gente cara, estamos realmente apontando para uma oportunidade fantástica de transformação. E aí, você está pronto para valorizar o milésimo de segundo humano?


É um grande erro automatizar processos como eles são

Automatizar processos como eles são pode parecer a escolha mais fácil para a hiperautomação, mas é aí que mora o perigo. É como colocar asas de avião em uma carroça e esperar que ela voe. Na prática, essa abordagem apenas acelera as ineficiências, amplifica os erros e mantém as empresas presas a sistemas e processos obsoletos. Não é por acaso que em um estudo da Harvard Business Review, com 405 executivos globais, apenas 7% deles disseram pretender implantar IA em toda a organização a partir de 2021. Por quê? Porque simplesmente automatizar o status quo é o que eu chamo de “robotização do erro”, ou seja, manter as pessoas, as áreas e os processos como eles são: ineficientes e insuficientes, ainda que muita gente defenda e queira manter tudo como está.


Então, qual é a solução? A chave está em repensar e reinventar processos antes de automatizá-los. Isso significa desmontar cada etapa, entender a lógica por trás dela e reconstruir de uma forma que seja não só mais eficiente, mas também mais inteligente. Quando falamos de Invoice-To-Pay, por exemplo, não se trata apenas de digitalizar os pedidos de compra, as notas fiscais e os processos de pagamento. É sobre criar um ecossistema onde essas tarefas se conectam e interagem de maneira otimizada, com todos os sistemas e, claro, com o ERP. É a chamada solução OVER-THE-TOP, leia mais sobre ela no meu artigo Desvendando o Futuro dos Negócios: A Inovação OTT (Over-The-Top) da ROIT com Inteligência Artificial.


Com a introdução da IA neste processo, abrimos portas para uma automação que não é apenas reativa, mas proativa. Um sistema de Invoice-To-Pay impulsionado por IA faz, entre muitas outras coisas: 


  • Baixa automática de notas fiscais diretamente da SEFAZ e das prefeituras;
  • Busca ativa de faturas de concessionárias;
  • Recebimento automático, por e-mail ou por formulário, de todos os tipos de documentos emitidos por fornecedores, como boletos, notas de débitos, recibos e invoices;
  • Disponibiliza um Portal do Fornecedor, para transferir a ele a iniciação do fluxo. Quanto mais próximo da origem, menores são os índices de erros e fraudes;
  • Classifica automaticamente o tipo de documento, sem que um usuário precise fazê-lo. Nosso motor de IA para essa etapa, por exemplo, conta com 99,8% de acuracidade média para 32 tipos de documentos;
  • Extrai dados de documentos não estruturados, como é o caso de notas de serviços, por exemplo, que não possuem padrão de PDF, nem de XML. Nosso motor de IA para NFSE conta com 98% de acuracidade média e 92% para invoices;
  • Enriquece os dados dos fornecedores e do documento fiscal, com consultas externas automáticas. Verificação do cancelamento de notas, atividade/inatividade do fornecedor na Receita Federal, consulta ao Simples Nacional e MEI, entre outras;
  • Cruzamento e verificação completa do documento recebido e do seu pedido de compra ou folha de medição, além de submeter para aprovações rápidas, conforme histórico e potenciais divergências ou indícios de irregularidades;
  • Análise fiscal com o Robô Fiscal, como já citei anteriormente;
  • Lançamento contábil completo, com todas as sugestões de débitos e créditos, conforme o plano de contas da sua empresa e o histórico;
  • Pagamento diretamente no banco, para que haja apenas uma versão da verdade;
  • Baixa automática de comprovantes de pagamentos, disponibilização aos fornecedores do status em todas as etapas;
  • E, claro, o lançamento completo no ERP, sem erros, sem atrasos, em poucos minutos e com o mínimo humano possível.


Essa é a nossa Esteira, caso você ainda não conheça:

Em resumo, automatizar processos como eles são é perder uma oportunidade de ouro para inovar e evoluir. É necessário ter a coragem de romper com o passado, desafiar o presente e abraçar um futuro onde a automação não é um fim, mas um meio - um meio para alcançar a excelência operacional, a eficiência estratégica e, o mais importante, uma vantagem competitiva sustentável. 


Portanto, antes de começar, pergunte-se: “estou apenas acelerando o que já existe (errando mais rápido), ou estou inserindo inovação de ponta-a-ponta?” A resposta a essa pergunta pode ser o divisor de águas no sucesso da sua jornada de hiperautomação.


O futuro do Invoice-To-Pay com IA não é apenas uma promessa distante, é uma realidade tangível e transformadora que aguarda a sua decisão. Enquanto você pondera, seus concorrentes já começaram a evoluir e são capazes de adquirir novas empresas (talvez a sua), ter margens melhores, conquistar mais investimentos e, claro, uma carreira pessoal de mais sucesso. Não acredite que IA é apenas para redes sociais ou para o ChatGPT. Inteligência Artificial também gera impactos rápidos e positivos comprovados na redução drástica do tempo de processamento, além de zerar os erros e elevar a satisfação dos seus fornecedores. 


A eficiência operacional e a vantagem competitiva que você busca estão ao seu alcance, com poucos atritos e em menos de 90 dias de tempo de implantação. O momento de agir é agora. O futuro do Invoice-To-Pay com IA espera por você! 


Fale com nossos especialistas em Invoice-To-Pay, hiperautomação e IA.

Inovação em Governança

Inovação em Governança: Como a Inteligência Artificial aplicada no Back Office Transforma o Compromisso ESG

Por Lucas Ribeiro • 09 abr., 2024
ESG (Environmental, Social, and Governance) representa um conjunto de critérios utilizados para avaliar as práticas sustentáveis e éticas de uma empresa, refletindo seu impacto ambiental (E), responsabilidade social (S) e qualidade de governança (G). Felizmente, muitas empresas têm feito progressos significativos nos aspectos ambientais e sociais, concentrando esforços em reduzir suas pegadas ecológicas e promover práticas melhores de trabalho. Mas é um fato também que o componente de governança frequentemente recebe menos atenção. Talvez seja pela crença de que os grandes ERPs resolvem tudo quando o tema é gestão e qualidade do Back Office . Não vamos tirar o mérito dos softwares de gestão, pelo contrário, eles são fundamentais. Mas são operados por pessoas, que podem errar, intencionalmente ou não, por serem guiados por processos muitas vezes não eficientes, presos ao passado. Logo, para realmente fortalecer o pilar de Governança, o que as empresas devem buscar é assegurar que seus processos financeiros, fiscais e contábeis sejam conduzidos com a menor dependência possível de intervenção humana para garantir a efetividade de todos os pressupostos de ESG. Nesse contexto, a Inteligência Artificial surge como a principal força transformadora do back office , a partir do momento em que os processos podem ser completamente repensados, baseados em aprendizado histórico e aprendizado contínuo, reduzindo significativamente a necessidade de atuação humana desde a origem até a conclusão de todas as etapas envolvidas. Uma outra mudança fundamental pode ser viabilizada com o uso da IA: os lançamentos financeiros, contábeis e fiscais serem iniciados e guiados exclusivamente com um documento (nota fiscal, contrato, boleto, etc.) sem contato humano (touchless document) , algo distante da realidade para muitas empresas que ainda recebem notas fiscais por e-mail (ou fisicamente!) e dependem de um usuário para iniciar e concluir os lançamentos no ERP. Mas sem isso não é possível cumprir a meta de governança em ESG. Essas questões foram superadas pela Equatorial Energia, por exemplo, que sempre investe em inovação e nas melhores práticas ESG. Uma das soluções de IA utilizada é a de I nvoice-To-Pay, da ROIT, com o processo completo de recebimento de notas fiscais de serviços diretamente no Portal do Fornecedor, com processamento completo em menos de 6 minutos, em média, considerando validação de pedido de compra, folha de medição, análise fiscal com IA, contas a pagar e lançamento completo no SAP. Além da redução expressiva de tempo e do aumento de eficiência, a Companhia garante a transparência máxima com fornecedores e o compliance fiscal, itens essenciais no conjunto das melhores práticas de ESG. Libertar as pessoas dos processos de Back Office também aciona o componente Social de ESG, ao permitir que as pessoas se dediquem às atividades mais nobres da Companhia e melhor remuneradas, a partir do consumo de dados em tempo real com Analytics poderosos. Isso é ESG. É permitir que as pessoas cresçam com mais velocidade e se desenvolvam, ao mesmo tempo que são reduzidas as ineficiências de Back Office , que prejudicam o componente de Governança, que turvam a gestão sobre dados passados e obsoletos (fechamento contábil depois do dia 5? Convenhamos, é informação vencida, já foi e não há muito a ser feito). A Governança tributária também é um componente ESG e exige muito mais do que atenção e boas equipes com muito conhecimento; exige cruzamento poderoso de grandes volumes de dados com bases amplas de conhecimento. O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é a fonte confiável e oficial dos dados tributários e a primeira a ser analisada e questionada pelo Fisco. O que viabiliza, por outro lado, o uso desses dados estruturados para serem comparados com os de outras empresas, de forma anonimizada (algo que a própria Receita Federal faz). Um bom exemplo de aplicação da IA nesse processo de governança tributária é a solução Tax Deep Discovery, da ROIT, capaz de analisar enormes volumes de dados tributários e financeiros, identificando padrões, inconsistências e oportunidades de otimização fiscal, a partir do cruzamento com mais de 2,1 bilhões de cenários já mapeados. Esse nível de análise e automação não apenas aprimora a conformidade e reduz riscos, mas também fortalece a confiança dos stakeholders, ao garantir que as práticas tributárias da empresa estão alinhadas com os mais altos padrões de integridade e transparência. Além disso, a IA consegue identificar riscos potenciais que poderiam passar despercebidos pelo olhar humano, oferecendo insights valiosos para uma tomada de decisão mais robusta. Isso significa que, ao invés de simplesmente reagir a problemas de compliance quando eles surgem, a Companhia pode se antecipar, evitando complicações antes mesmo que elas ocorram. A IA está se tornando indispensável para empresas que querem manter suas operações eficientes e alinhadas com os valores de sustentabilidade e responsabilidade social que definem os critérios ESG. A chamada “Agenda Verde” em matéria tributária foi contemplada, inclusive, pela Reforma Tributária, na Emenda Constitucional 132/2023, promulgada em 20/12/2023 com a inclusão expressa dos componentes de ESG: Art. 145, §3º “O Sistema Tributário Nacional deve observar os princípios da simplicidade, da transparência, da justiça tributária, da cooperação e da defesa do meio ambiente”. Diante da alta relevância do compromisso ESG e dos seus impactos positivos para toda a sociedade, cada vez mais empresas buscam inovar em Governança, aplicando IA no Back Office, com hiperautomação, mudança de cultura e, principalmente, repensando processos e sua forma de se relacionar com clientes e fornecedores. Com mais de 500 empresas, médias e grandes, já atendidas pela ROIT, tive o privilégio de conduzir ou acompanhar boa parte delas em sua transformação digital em Governança do Back Office e Governança Tributária, usando nossas soluções de IA nos últimos 5 anos. A partir disso, fiz um breve resumo em 7 passos, que pode facilitar a integração bem-sucedida da IA na governança, além de reforçar o comprometimento com as melhores práticas sustentáveis e responsáveis, essenciais para uma sólida estratégia ESG: 1. Defina com clareza os objetivos e dê poder para uma condução transversal entre diferentes áreas Um dos grandes desafios para a transformação efetiva do Back Office , alinhado com as melhores práticas de ESG, é o fato de envolver diferentes áreas, pessoas e até diretorias. Não são raros os conflitos entre o diretor de compras, o CFO, o Head de Tax, o diretor de contabilidade, a auditoria e, claro o CTO, porque se trata de mexer nos processos, nos times e na tecnologia de todas essas pessoas e muitas outras. Integrá-las (de verdade) exige que o CEO dê poder para uma delas conduzir a transformação. Nos nossos clientes, temos visto a liderança partir de uma diretoria de transformação digital diretamente ligada ao CEO e, em muitos casos, liderada por Tax, apoiada pelo CFO. Em todos os casos, com apoio indispensável de TI, para garantir a segurança e integração assertiva com o ERP. 2. Jogue fora os vícios e processos ultrapassados Muitas empresas (equivocadamente, na minha humilde opinião) gastam meses mapeando processos para só automatizá-los depois. Além de um desperdício tremendo de tempo e dinheiro, isso é “robotizar o erro”. Esqueça o “AS IS” e foque no “TO BE” inovador, com foco em como obter resultados superiores, com o Mínimo Humano Possível. 3. Teste diferentes tecnologias e soluções antes de escolhê-las Pesquise e selecione as ferramentas e soluções de IA mais adequadas, que tragam conteúdo e as melhores práticas, em nuvem, com alta escalabilidade, segurança e, principalmente, que atendam ao conceito de OTT (Over-The-Top) . Quanto mais agnóstica a solução, melhor, para comportar o crescimento e evolução da sua empresa. Teste as soluções, comparando tudo que foi feito nos últimos 3 meses, por exemplo, no seu Back Office , para serem operados pela solução de IA. Isso garantirá uma análise legítima baseada no seu cenário, na sua realidade de complexidade e especificidades. Mas sem se prender ao “COMO”, afinal, o processo precisa ser melhor, o “TO BE” tem que ser inovador. 4. Deixe as pessoas tranquilas para inovarem, com a transformação digital responsável: cultura, transparência e comunicação Quando as pessoas entendem o poder da IA elas ficaram realmente preocupadas. Elas passam a acreditar que a perda do seu emprego ou do seu poder é algo factível e de curtíssimo prazo. Por isso, é fundamental tranquilizá-las, com planos de realocação e crescimento profissional, acompanhados pelas disrupções dos processos, métodos e tecnologias que serão implementadas. Fomente uma cultura organizacional que valorize a inovação, a aprendizagem contínua e a sustentabilidade. Mantenha a transparência sobre o uso de IA e seus impactos nos objetivos de ESG com stakeholders internos e externos. Comunique progressos, aprendizados e sucessos regularmente, promovendo uma imagem positiva da empresa. 5. Implementação Gradual com Quick-Wins Comece pelo que dói mais. As áreas mais críticas e com maiores volumes são as que podem gerar ganhos rápidos e comprovar o valor da inovação. Muitos dos nossos clientes na ROIT da solução de Invoice-To-Pay, por exemplo, começaram implementando a transformação no fluxo completo de Notas Fiscais de Serviços Tomados, que não têm padronização e são recheadas de complexidades, erros, multas e até autuações fiscais. Com poucas semanas já conseguem resolver problemas crônicos que se arrastam por anos. 6. Monitoramento e Avaliação de Indicadores Comparáveis Defina com clareza o que é esperado pela inovação em Governança do Back Office , com KPIs possíveis de serem monitorados. Minha sugestão é usar “ % de documentos SEM intervenção humana ” - que pode iniciar baixo, e com o aprendizado e retreino de IA pode atingir níveis superiores a 95% - e “ Tempo Médio de Intervenção Humana ”- para medir as exceções que exigirem ação humana, o tempo deve ser o menor possível, afinal, o tempo é raro e caro. Deve ser utilizado em atividades nobres, nas análises profundas e decisões estratégicas. 7. Feedback e Melhoria Contínua A inovação de hoje estará defasada em breve, por isso é fundamental poder reavaliar, repensar e evoluir os processos facilmente, com uma solução low-code e de alto poder de aprendizado de IA. Até aqui é o presente, talvez emergencial em muitos aspectos, dependendo do nível de eficiência em Governança que a sua empresa está hoje. Mas saiba que o FUTURO DA GOVERNANÇA É EM BLOCKCHAIN: com transparência e segurança inquestionáveis, com execução automática e auditoria real-time de todas as operações contábeis, fiscais e financeiras. A adoção de registros contábeis e financeiros em blockchain é uma revolução para a governança corporativa, trazendo um nível inédito de confiabilidade para as operações empresariais. Essa tecnologia de natureza descentralizada e imutável, permite que as transações sejam registradas de maneira segura e inalterável, garantindo a integridade dos dados financeiros, sem espaço para criatividade contábil e manipulação fiscal. Para empresas comprometidas com as práticas de ESG, o blockchain é uma ferramenta poderosa para fortalecer a confiança dos stakeholders , incluindo o fisco. A implementação de registros em blockchain pode simplificar auditorias, reduzir a possibilidade de fraudes e erros humanos, e garantir uma verdade única e confiável sobre as posições financeiras da empresa. Isso melhora radicalmente a eficiência operacional e posiciona a empresa na vanguarda da inovação em governança, alinhando suas práticas de gestão com os mais altos padrões de responsabilidade e integridade exigidos hoje pelo mercado e pela sociedade. Se você quer impulsionar o sucesso da sua empresa e da sua carreira entre em contato com os nossos especialistas em Inteligência Artificial e conheça nossas soluções: roit.com.br

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Logo, para realmente fortalecer o pilar de Governança, o que as empresas devem buscar é assegurar que seus processos financeiros, fiscais e contábeis sejam conduzidos com a menor dependência possível de intervenção humana para garantir a efetividade de todos os pressupostos de ESG. Nesse contexto, a Inteligência Artificial surge como a principal força transformadora do back office , a partir do momento em que os processos podem ser completamente repensados, baseados em aprendizado histórico e aprendizado contínuo, reduzindo significativamente a necessidade de atuação humana desde a origem até a conclusão de todas as etapas envolvidas. Uma outra mudança fundamental pode ser viabilizada com o uso da IA: os lançamentos financeiros, contábeis e fiscais serem iniciados e guiados exclusivamente com um documento (nota fiscal, contrato, boleto, etc.) sem contato humano (touchless document) , algo distante da realidade para muitas empresas que ainda recebem notas fiscais por e-mail (ou fisicamente!) e dependem de um usuário para iniciar e concluir os lançamentos no ERP. Mas sem isso não é possível cumprir a meta de governança em ESG. Essas questões foram superadas pela Equatorial Energia, por exemplo, que sempre investe em inovação e nas melhores práticas ESG. Uma das soluções de IA utilizada é a de I nvoice-To-Pay, da ROIT, com o processo completo de recebimento de notas fiscais de serviços diretamente no Portal do Fornecedor, com processamento completo em menos de 6 minutos, em média, considerando validação de pedido de compra, folha de medição, análise fiscal com IA, contas a pagar e lançamento completo no SAP. Além da redução expressiva de tempo e do aumento de eficiência, a Companhia garante a transparência máxima com fornecedores e o compliance fiscal, itens essenciais no conjunto das melhores práticas de ESG. Libertar as pessoas dos processos de Back Office também aciona o componente Social de ESG, ao permitir que as pessoas se dediquem às atividades mais nobres da Companhia e melhor remuneradas, a partir do consumo de dados em tempo real com Analytics poderosos. Isso é ESG. É permitir que as pessoas cresçam com mais velocidade e se desenvolvam, ao mesmo tempo que são reduzidas as ineficiências de Back Office , que prejudicam o componente de Governança, que turvam a gestão sobre dados passados e obsoletos (fechamento contábil depois do dia 5? Convenhamos, é informação vencida, já foi e não há muito a ser feito). A Governança tributária também é um componente ESG e exige muito mais do que atenção e boas equipes com muito conhecimento; exige cruzamento poderoso de grandes volumes de dados com bases amplas de conhecimento. O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é a fonte confiável e oficial dos dados tributários e a primeira a ser analisada e questionada pelo Fisco. O que viabiliza, por outro lado, o uso desses dados estruturados para serem comparados com os de outras empresas, de forma anonimizada (algo que a própria Receita Federal faz). Um bom exemplo de aplicação da IA nesse processo de governança tributária é a solução Tax Deep Discovery, da ROIT, capaz de analisar enormes volumes de dados tributários e financeiros, identificando padrões, inconsistências e oportunidades de otimização fiscal, a partir do cruzamento com mais de 2,1 bilhões de cenários já mapeados. Esse nível de análise e automação não apenas aprimora a conformidade e reduz riscos, mas também fortalece a confiança dos stakeholders, ao garantir que as práticas tributárias da empresa estão alinhadas com os mais altos padrões de integridade e transparência. Além disso, a IA consegue identificar riscos potenciais que poderiam passar despercebidos pelo olhar humano, oferecendo insights valiosos para uma tomada de decisão mais robusta. Isso significa que, ao invés de simplesmente reagir a problemas de compliance quando eles surgem, a Companhia pode se antecipar, evitando complicações antes mesmo que elas ocorram. A IA está se tornando indispensável para empresas que querem manter suas operações eficientes e alinhadas com os valores de sustentabilidade e responsabilidade social que definem os critérios ESG. A chamada “Agenda Verde” em matéria tributária foi contemplada, inclusive, pela Reforma Tributária, na Emenda Constitucional 132/2023, promulgada em 20/12/2023 com a inclusão expressa dos componentes de ESG: Art. 145, §3º “O Sistema Tributário Nacional deve observar os princípios da simplicidade, da transparência, da justiça tributária, da cooperação e da defesa do meio ambiente”. Diante da alta relevância do compromisso ESG e dos seus impactos positivos para toda a sociedade, cada vez mais empresas buscam inovar em Governança, aplicando IA no Back Office, com hiperautomação, mudança de cultura e, principalmente, repensando processos e sua forma de se relacionar com clientes e fornecedores. Com mais de 500 empresas, médias e grandes, já atendidas pela ROIT, tive o privilégio de conduzir ou acompanhar boa parte delas em sua transformação digital em Governança do Back Office e Governança Tributária, usando nossas soluções de IA nos últimos 5 anos. A partir disso, fiz um breve resumo em 7 passos, que pode facilitar a integração bem-sucedida da IA na governança, além de reforçar o comprometimento com as melhores práticas sustentáveis e responsáveis, essenciais para uma sólida estratégia ESG: 1. Defina com clareza os objetivos e dê poder para uma condução transversal entre diferentes áreas Um dos grandes desafios para a transformação efetiva do Back Office , alinhado com as melhores práticas de ESG, é o fato de envolver diferentes áreas, pessoas e até diretorias. Não são raros os conflitos entre o diretor de compras, o CFO, o Head de Tax, o diretor de contabilidade, a auditoria e, claro o CTO, porque se trata de mexer nos processos, nos times e na tecnologia de todas essas pessoas e muitas outras. Integrá-las (de verdade) exige que o CEO dê poder para uma delas conduzir a transformação. Nos nossos clientes, temos visto a liderança partir de uma diretoria de transformação digital diretamente ligada ao CEO e, em muitos casos, liderada por Tax, apoiada pelo CFO. Em todos os casos, com apoio indispensável de TI, para garantir a segurança e integração assertiva com o ERP. 2. Jogue fora os vícios e processos ultrapassados Muitas empresas (equivocadamente, na minha humilde opinião) gastam meses mapeando processos para só automatizá-los depois. Além de um desperdício tremendo de tempo e dinheiro, isso é “robotizar o erro”. Esqueça o “AS IS” e foque no “TO BE” inovador, com foco em como obter resultados superiores, com o Mínimo Humano Possível. 3. Teste diferentes tecnologias e soluções antes de escolhê-las Pesquise e selecione as ferramentas e soluções de IA mais adequadas, que tragam conteúdo e as melhores práticas, em nuvem, com alta escalabilidade, segurança e, principalmente, que atendam ao conceito de OTT (Over-The-Top) . Quanto mais agnóstica a solução, melhor, para comportar o crescimento e evolução da sua empresa. Teste as soluções, comparando tudo que foi feito nos últimos 3 meses, por exemplo, no seu Back Office , para serem operados pela solução de IA. Isso garantirá uma análise legítima baseada no seu cenário, na sua realidade de complexidade e especificidades. Mas sem se prender ao “COMO”, afinal, o processo precisa ser melhor, o “TO BE” tem que ser inovador. 4. Deixe as pessoas tranquilas para inovarem, com a transformação digital responsável: cultura, transparência e comunicação Quando as pessoas entendem o poder da IA elas ficaram realmente preocupadas. Elas passam a acreditar que a perda do seu emprego ou do seu poder é algo factível e de curtíssimo prazo. Por isso, é fundamental tranquilizá-las, com planos de realocação e crescimento profissional, acompanhados pelas disrupções dos processos, métodos e tecnologias que serão implementadas. Fomente uma cultura organizacional que valorize a inovação, a aprendizagem contínua e a sustentabilidade. Mantenha a transparência sobre o uso de IA e seus impactos nos objetivos de ESG com stakeholders internos e externos. Comunique progressos, aprendizados e sucessos regularmente, promovendo uma imagem positiva da empresa. 5. Implementação Gradual com Quick-Wins Comece pelo que dói mais. As áreas mais críticas e com maiores volumes são as que podem gerar ganhos rápidos e comprovar o valor da inovação. Muitos dos nossos clientes na ROIT da solução de Invoice-To-Pay, por exemplo, começaram implementando a transformação no fluxo completo de Notas Fiscais de Serviços Tomados, que não têm padronização e são recheadas de complexidades, erros, multas e até autuações fiscais. Com poucas semanas já conseguem resolver problemas crônicos que se arrastam por anos. 6. Monitoramento e Avaliação de Indicadores Comparáveis Defina com clareza o que é esperado pela inovação em Governança do Back Office , com KPIs possíveis de serem monitorados. Minha sugestão é usar “ % de documentos SEM intervenção humana ” - que pode iniciar baixo, e com o aprendizado e retreino de IA pode atingir níveis superiores a 95% - e “ Tempo Médio de Intervenção Humana ”- para medir as exceções que exigirem ação humana, o tempo deve ser o menor possível, afinal, o tempo é raro e caro. Deve ser utilizado em atividades nobres, nas análises profundas e decisões estratégicas. 7. Feedback e Melhoria Contínua A inovação de hoje estará defasada em breve, por isso é fundamental poder reavaliar, repensar e evoluir os processos facilmente, com uma solução low-code e de alto poder de aprendizado de IA. Até aqui é o presente, talvez emergencial em muitos aspectos, dependendo do nível de eficiência em Governança que a sua empresa está hoje. Mas saiba que o FUTURO DA GOVERNANÇA É EM BLOCKCHAIN: com transparência e segurança inquestionáveis, com execução automática e auditoria real-time de todas as operações contábeis, fiscais e financeiras. A adoção de registros contábeis e financeiros em blockchain é uma revolução para a governança corporativa, trazendo um nível inédito de confiabilidade para as operações empresariais. Essa tecnologia de natureza descentralizada e imutável, permite que as transações sejam registradas de maneira segura e inalterável, garantindo a integridade dos dados financeiros, sem espaço para criatividade contábil e manipulação fiscal. Para empresas comprometidas com as práticas de ESG, o blockchain é uma ferramenta poderosa para fortalecer a confiança dos stakeholders , incluindo o fisco. A implementação de registros em blockchain pode simplificar auditorias, reduzir a possibilidade de fraudes e erros humanos, e garantir uma verdade única e confiável sobre as posições financeiras da empresa. Isso melhora radicalmente a eficiência operacional e posiciona a empresa na vanguarda da inovação em governança, alinhando suas práticas de gestão com os mais altos padrões de responsabilidade e integridade exigidos hoje pelo mercado e pela sociedade. Se você quer impulsionar o sucesso da sua empresa e da sua carreira entre em contato com os nossos especialistas em Inteligência Artificial e conheça nossas soluções: roit.com.br

As 10 principais tendências em Procure-To-Pay na Era da Hiperautomação e da Inteligência Artificial

Por Lucas Ribeiro • 26 mar., 2024
Muitas empresas ainda enfrentam o crônico desafio da ineficiência em gestão de compras, escriturações fiscais de entradas e pagamentos a fornecedores. Erros, atrasos, multas e juros são apenas alguns dos reflexos percebidos por diferentes áreas, principalmente dos requisitantes, que precisam atender e contornar situações desastrosas com fornecedores, quando não precisam se preocupar até mesmo em lançar notas fiscais e conhecer regras de retenções, bases de cálculo e alíquotas (um absurdo, convenhamos). Os fornecedores têm até evitado trabalhar com grandes corporações que, apesar da capacidade financeira admirável, acabam por atrasar ou dificultar demais o recebimento de notas fiscais e pagamentos. Em geral, por pura burocracia interna. O processo de pagamento a fornecedores é dependente de várias etapas, diferentes pessoas e áreas, iniciando-se na requisição de compra e percorrendo uma extensa jornada que envolve validações fiscais e contábeis, até alcançar o departamento de contas a pagar e, finalmente, serem processadas no banco. Esse labirinto operacional é ainda mais complicado pela diversidade e pelo volume de documentos — notas fiscais de mercadorias adquiridas, notas fiscais de serviços tomados, conhecimentos de transporte, faturas, notas de débitos, boletos bancários, invoices, pedidos de compra — que chegam em momentos distintos, formatos diversos (XML, PDF, Imagem) e por diferentes canais (e-mails, baixas automáticas, portais, etc). As médias e grandes companhias, agora mais do que nunca, precisam adotar estratégias de centralização e hiperautomação, confiando a gestão integral do fluxo para “ Procure-To-Pay ”, uma área com super poderes, já implementada por muitas companhias globais. É a área de P2P a responsável por integrar e otimizar essas operações, garantindo agilidade, precisão e, sobretudo, pontualidade nos pagamentos e no relacionamento com fornecedores e requisitantes internos. Para garantir o sucesso da implementação em Procure-To-Pay é essencial a implementação da Inteligência Artificial e da hiperautomação, introduzindo a capacidade de aprender e de se adaptar a padrões complexos e tomar decisões. Isso aumenta a assertividade, a velocidade de processamento e reduz o risco de erros humanos, além de liberar recursos valiosos para tarefas mais estratégicas. À medida que avançamos para um futuro cada vez mais digitalizado, a hiperautomação end-to-end , alimentada pela inteligência artificial, define o novo padrão para a excelência operacional no universo do P2P, prometendo transformar radicalmente a maneira como as empresas conduzem suas operações financeiras. A integração de compras, contabilidade, gestão de fornecedores, recebimento fiscal, controladoria, tax , tesouraria (contas a pagar) e até auditoria, por si só, já representam uma baita transformação e evolução. Mas quero destacar aqui dez tendências que acredito serem as principais em Procure-To-Pay nos próximos 5 anos, em busca de eficácia operacional e excelência estratégica: Hiperautomação End-To-End do Processo de Pagamentos, com aplicações de IA : a hiperautomação utiliza uma combinação de tecnologias, incluindo Inteligência Artificial (IA), robotização, big data e analytics, para automatizar todas as etapas de processos de P2P de ponta a ponta, das mais simples até as mais complexas. Isso não apenas acelera o ciclo de pagamento, mas também elimina erros humanos. A abordagem da ROIT para incorporar IA reflete esta tendência, possibilitando a análise e processamento automáticos de notas fiscais, boletos, invoices e faturas, de ponta a ponta, oferecendo insights preditivos que otimizam as decisões financeiras. Conheça a Esteira de Invoice-To-Pay: 2. Integração Perfeita entre Compras, Fiscal, Contábil e Contas a Pagar : a integração entre essas áreas é fundamental para maximizar a eficiência operacional e reduzir atritos no processo. O desafio da transformação é reunir os líderes dessas áreas e convencê-los a entregar boa parte de suas atividades para uma plataforma única de hiperautomação. As empresas que o fizeram colhem os frutos dessa mudança, conseguem ter visão integral e real time do processo, além de serem extremamente estratégicas na gestão e tomada de decisões. 3. Gestão Compartilhada com Fornecedores e um Portal de Fornecedores Self-Service : o Portal de Fornecedores é utilizado por diversas companhias, mas muitos de maneira limitada e onerosa operacionalmente ao fornecedor. A tendência que acredito é de Portais realmente colaborativos, que ofereçam facilidades aos fornecedores, como cadastros rápidos, atualizações automáticas, validações de conta bancária em tempo real (sem a necessidade de enviar comprovante da conta bancária), envio e acompanhamento de documentos, notas fiscais, faturas e boletos, possibilidade de antecipar recebíveis em poucos clientes e, até mesmo, gerar relatórios prontos de tributos retidos. Tudo isso já é possível com o Portal do Fornecedor da ROIT ;) Veja mais no meu outro artigo Melhores Práticas para a Implementação de um Portal do Fornecedor e os Benefícios para Gestão de Compras e Contas a Pagar . 4. Detecção e Prevenção de Fraudes : a utilização de tecnologias avançadas para identificar padrões anormais e potenciais fraudes com IA é essencial para garantir a segurança do processo que mais movimenta recursos financeiros em uma empresa, o Procure-to-Pay (P2P). Notas canceladas, contas bancárias falsas, boletos divergentes, notas fiscais fabricadas e registros contábeis falsos, exigem soluções tecnológicas sofisticadas de combate à fraude. Confiar exclusivamente na vigilância humana para monitorar essas atividades só aumenta a probabilidade de erros e desvios financeiros. Para saber mais sobre esse tema, recomendo a leitura do meu artigo Pagamentos Sob Suspeita: Desvendando Fraudes no Contas a Pagar e nos Lançamentos Contábeis e Fiscais . 5. Antecipação de Pagamentos a Fornecedores. Redução do Custo Financeiro aos Fornecedores : oferecer opções de pagamento antecipado beneficia tanto fornecedores, por melhorar o fluxo de caixa com condições de juros melhores (pois o risco é menor - Risco Sacado), quanto a sua empresa, que pode operar com FIDC próprio ou gerar receita de rebate usando outros fundos. Essa oferta ainda encontra resistências, em razão do efeito “Americanas”, que escolheu um caminho não ortodoxo, digamos assim. Mas é perfeitamente lícita a operação de “Risco Sacado” e pode ser contabilizada corretamente pela sua empresa, inclusive, de maneira totalmente automática, sem depender de pessoas para operar o crédito aos fornecedores. 6. Controles de Compliance e Regulatórios : manter a conformidade com as leis e regulamentos locais e internacionais é indiscutível. Mas como garantir que todas as regras de negócio sejam respeitadas pelas pessoas dentro da organização? Ainda que muitos ERPs tenham controles rigorosos, nós sabemos que a vida real é diferente e permite uma série de contornos, o que fica totalmente distante quando se tem uma IA operando em conjunto, para pré-auditar ou ainda para executar a auditoria real time no fluxo completo. Essa é uma grande tendência: auditorias em tempo real. 7. Analytics Poderosos com Relatórios Financeiros e Análises Avançadas : enquanto muita gente espera fechar o mês, a tendência aqui é de análises em tempo real, dashboards recheados de cruzamentos de dados e, principalmente, análises preditivas, baseadas em histórico e projeções. Mudança no comportamento de preços por itens, por fornecedor, por região, por período são apenas algumas das informações valiosas a serem fornecidas e consumidas pela área estratégica de P2P. 8. Blockchain para Transparência e Segurança : o blockchain tem o potencial de revolucionar o P2P, oferecendo uma segurança incomparável e transparência em cada transação, sem a interferência e manipulação humana. Embora a implementação possa ser complexa, a integração de tecnologias de blockchain nas soluções da ROIT, por exemplo, já são possíveis e garantem o que há de mais sofisticado em confiabilidade de dados. 9. Utilização de Soluções OTT (Over-The-Top) Integrando Todas as Plataformas da Companhia : a cada dia que passa temos mais soluções de tecnologia especializadas. Provavelmente você tem na sua empresa um ERP (SAP, Protheus, Oracle), um CRM (SalesForce, HubSpot), um sistema de chamados como ServiceNow ou Jira, um sistema de atendimento, um de transporte e, claro, o bom e velho Excel de guerra. Não é verdade? Mas fazer todos esses sistemas falarem a mesma língua não é uma tarefa fácil, em especial quando eles precisam entender de contabilidade, fiscal, financeiro e compras. Se você ainda não leu, reserve um tempo especial para esse artigo: Como vencer as 4 versões da verdade na gestão fiscal e financeira com IA e a Inovação OTT (Over-The-Top) da ROIT . 10. Eliminação Máxima de Etapas Humanas nos Processos, com a Aplicação do Mínimo Humano Possível : a Inteligência Artificial permite libertar as pessoas de inúmeras tarefas operacionais e analíticas, para que elas possam focar em atividades de maior valor agregado. No entanto, você já parou para pensar quanto do seu dia é consumido lendo e respondendo e-mails? Quanto tempo é necessário para aprovar um pedido de compra? E quanto a receber notas fiscais, abrir e-mails, visualizar PDFs, responder ou encaminhar essas mensagens? É provável que muitos de nós não tenhamos a exata noção desses tempos, muito menos acesso a esses dados detalhados. Essa falta de conhecimento e medição precisa nos impede de valorizar adequadamente nosso recurso mais escasso e valioso: o tempo! Por isso, uma grande tendência em P2P é o “Mínimo Humano Possível” com o controle rigoroso de Time Tracking . Você pode se aprofundar nesse artigo sobre essa tendência: Invoice-To-Pay: A Inteligência Artificial e o Mínimo Humano Possível nessa jornada . Estas tendências não são apenas transformações tecnológicas; elas representam um novo paradigma no mundo corporativo, onde a inovação, a eficiência e a segurança caminham lado a lado, quando diversos processos são repensados, recriados e unificados com IA e a hiperautomação. Se você quer impulsionar o sucesso da sua empresa e da sua carreira, em um mercado cada vez mais competitivo, entre em contato com os nossos especialistas em hiperautomação e conheça nossas soluções: https://www.roit.com.br/produto/esteira-de-invoice-to-pay
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